Kriisiviestintäsuunnitelma minimoi vahingot

Kriisin iskiessä ensimmäiset hetket ovat kriittisimmät. Tehokas viestintä reagoi nopeasti ja johdonmukaisesti sekä toimii aktiivisesti ja läpinäkyvästi. Tehoton viestintä voi johtaa tarpeettomasti pitkittyneeseen kriisiin. Kriisiviestintäsuunnitelman avulla ei vahingon sattuessa sormi mene suuhun, kun tilanteeseen on varauduttu selkein toimintaohjein.

Kaikki hankalat tilanteet eivät ole kriisejä, mutta mikä luokitellaan kriisiksi ja miten onnistut välttämään kriisin aiheuttamat vahingot?

Mikä on kriisi, joka vaatii kriisiviestintää?

Kriisi on odottamaton sisäinen tapahtuma tai ulkoinen hyökkäys, joka vaikeuttaa normaalia toimintaa tai uhkaa toiminnan jatkamista.

Potentiaaliset kriisit voidaan jakaa onnettomuuksiin ja vahinkoihin, toimintaan liittyviin tilanteisiin, turvallisuusuhkiin sekä talouteen ja yhteiskuntaan liittyviin kriiseihin. Kriisejä voivat olla esimerkiksi tapaturmat työpaikalla, ympäristövahingot, mediassa annetut lausunnot, rikokset, tietosuojaan liittyvät ongelmat, tuotteiden alkuperään liittyvät asiat tai vaikka epidemiat. 

Negatiivinen uutisointi ei välttämättä ole kriisi. Usein organisaatiot voivat joutua kohtaamaan kritiikkiä ja haasteita osana normaalia toimintaansa, ja joidenkin organisaatioiden arkeen kuuluu jopa olennaisena osana toimintaa kritisoivia sidosryhmiä. Kipakkakaan kritiikki ei siis ole automaattisesti kriisi.



Välillä myös henkilöstössä voi esiintyä tyytymättömyyttä. Tällaiset tilanteet eivät vaadi kriisiviestintää, vaan tilanteiden johtamista, vuoropuhelua, toiminnan parantamista sekä harkittua sisäistä viestintää.

Miten onnistut kriisiviestinnässä

Kriisiviestinnällä pyritään välittämään tietoa ja hälventämään epätietoisuutta ja väärinkäsityksiä. Kriisiviestinnässä onnistuminen on paljon kiinni siitä, miten organisaatiossa toteutetaan viestintää normaalioloissa. Kriisitilanteessa toimintaa tehostetaan eli kriisiviestintä on siis tehostettua viestintää organisaatiota uhkaavassa tilanteessa.

Kun kriisi iskee, se etenee yleensä nopeasti ja vaatii välitöntä reagointia. Huolella suunniteltu ja valmisteltu kriisiviestintä edistää mahdollisuutta nopeaan päätöksentekoon ja asioista tiedottamiseen. Hyvällä ennakoinnilla ja tehokkaalla toiminnalla pidetään huolta siitä, että kriisi pysyy hallittavissa.

Suunnitelmallisuus on ratkaisevaa: on hyvä osata varautua ja reagoida kriiseihin, vaikka tekisi kaiken aina oikein. Seuraamalla organisaatiosta käytävää keskustelua eri medioissa ja kanavissa voi mahdollisista kriiseistä varoittavat signaalit tunnistaa nopeammin.

Kriisiviestintä pyrkii vähentämään kriisin aiheuttamaa vahinkoa säilyttämällä sidosryhmien ja organisaation luottamus. Siksi tietojen oikeellisuuteen ja avoimuuteen on kiinnitettävä erityistä huomiota. Onnistunut kriisiviestintä estää väärän informaation leviämisen nopealla reagoinnilla ja tarjoamalla faktatietoa.

Kriisitilanteessa on hyvä muistaa, että virheitä sattuu. Kun tilanteesta ottaa vastuun, on yleisön ja sidosryhmien vastaanotto inhimillisempää. On tärkeä muistaa myös, että kriisin käytännön hoitaminen ja kriisiviestintä ovat eri asioita, vaikka linkittyvätkin tärkeällä tavalla toisiinsa.

Kriisiviestinnän perusperiaatteet

  • Nopea ja välitön reagointi
  • Avoimuus ja vastuun kantaminen
  • Luotettavuus ja tietojen oikeellisuus
  • Ennakointi ja suunnitelmallisuus
  • Kriisiviestintäsuunnitelman hyödyntäminen

Kriisiviestintäsuunnitelman avulla reagointi on nopeampaa

Kriisiviestintäsuunnitelman tavoitteena on auttaa organisaatiota varautumaan sitä kohtaaviin potentiaalisiin kriisitilanteisiin ja tukea kriisin hoitamista. Suunnitelmasta on eniten hyötyä silloin, kun kaikki mahdollisissa kriisitilanteissa viestintään osallistuvat ovat tutustuneet siihen hyvissä ajoin jo ennen kriisin syntymistä.

Kriisiviestintäsuunnitelmaan määritellään erilaiset kriisitilanteet, joita organisaatio voi kohdata, sekä tilanteiden tunnusmerkit. Suunnitelmaan määritellään kohderyhmät ja viestintäkanavat, joissa kriisiviestintä tapahtuu. Kriisitilanteita varten yrityksessä määritellään kriisiviestintäryhmä sekä sen sisäiset vastuualueet ja roolit. On tärkeää määritellä tarkasti myös toimintatavat ja prosessit, joita seurataan ja toteutetaan kriisitilanteissa.

Selkeä ja helposti luettava luettelo tai huonetaulu helpottaa suunnitelman seuraamista. Kriisitilanteiden varalle listataan toimenpiteet ja aikataulu niiden suorittamiseksi. Suunnitelman on hyvä pitää sisällään selkeät ohjeet henkilöstölle siitä, miten kriisitilanteissa toimitaan, sekä esimerkiksi valmiit tiedotepohjat, joita on helppo hyödyntää kriisin sattuessa.

Kriisiviestinnän tarkistuslista

Kriisiviestinnän tarkistuslistan avulla voit tarkistaa, miten kriisitilanteisiin on varauduttu organisaatiossasi. Onko teillä käyty läpi muun muassa seuraavat asiat?

  • Mahdolliset kriisit
  • Kriisiviestintäsuunnitelma
  • Sosiaalisen median huomiointi
  • Koulutus
  • Kriisiviestintätiimi
  • Mediaseuranta
  • Harjoittelu

Apua kriisiviestintäsuunnitelmaan ja räätälöityjä kriisiviestintävalmennuksia

Tekevälle sattuu eikä kriisin osumista omalle kohdalle voi koskaan täysin ennakoida. Kun riskit tiedostetaan ja toimintatavat ovat kriisin sattuessa selkeitä, voi kriisistä selviytyä usein pienemmillä vahingoilla. On myös tärkeää oppia menneistä kriiseistä ja ymmärtää, mitä voi tehdä tulevaisuudessa toisin, jotta tilanteen toistuminen vältetään.

Jos kriisiviestintäsuunnitelman teko tuntuu liian monimutkaiselta, voi sen jättää myös meidän huoleksemme. Me autamme kriisiviestintäsuunnitelman tekemisessä sekä käytännön toimenpiteissä kriisin yllättäessä.

Valmiuttanne kohdata kriisejä voi kasvattaa myös yrityksille räätälöidyillä kriisiviestintävalmennuksilla. Siinä kartoitetaan juuri teidän valmiutenne kohdata erilaisia kriisejä ja  käydään läpi tilanteiden oikeaoppinen hoitaminen. Mikäli siis organisaationne kaipaa valmistautumista yllättäviin tilanteisiin, ota rohkeasti yhteyttä!

Asiakkuusjohtaja

ANNA KOIVISTO

Ota yhteyttä

Häikäisikö kattava palveluvalikoimamme sinut? Tiedätkö, mistä lähteä liikkeelle?

Täytä lomake ja me autamme. Ketterämpää toimijaa saat hakea.  

This site is protected by reCAPTCHA and the Google     Privacy Policy and     Terms of Service apply.

Tilaa uutiskirje