Mekin tapahtuma-alan ammattilaisina suosittelemme säästämistä, mutta oikeassa kohdassa. Tapahtuma on investointi, joka voidaan toteuttaa kustannustehokkaasti ja jolle voidaan laskea ROI, eli käytännössä rahamäärä, jonka saa investoinnista takaisin. Tie nopeampaan tai suurempaan investoinnin tuottoon on meille tuttu. Näin se kulkee:
Aivan ensin tapahtumalle on asetettava tavoite, ja mielellään sellainen, joka jalkautuu yrityksen strategiasta. Tavoitteen määrittelyn jälkeen tapahtumalle luodaan ydinviesti, esimerkiksi ’Puhalletaan yhteen hiileen’, ja tätä ydintä viestitään osallistujalle jokaisessa kohtaamispisteessä. Kohtaamispisteistä pääsemmekin olennaisimpaan: osallistujakokemukseen.
Osallistujakokemus tapahtumien ytimessä
Osallistujakokemus on asiakaskokemus tapahtuman osallistujan näkökulmasta, ei siis mitään uutta ja mullistavaa. Uutuusarvon sijasta arvo tuleekin siitä, että huolellisesti asetumme osallistujan kenkiin ja mietimme koko tapahtuman hänen näkökulmastaan.
Osallistujakokemus muodostuu siitä, millä tavoin osallistuja kohtaa ja kokee tapahtuman jo ennen sen alkamista, varsinaisen tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen. Jokaisessa tapahtumakohtaamisessa voimme viestiä ydinviestiä ja pitää samalla tavoitteemme kirkkaana mielessä. Kohtaamispisteet määritellään jo tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa.
Osallistujakokemuksen räätälöinti
Voimme vaikuttaa osallistujakokemukseen täsmällisemmin, kun määrittelemme kohderyhmät tarkasti ja räätälöimme kullekin kohderyhmälle oman osallistujamatkan eri kohtaamispisteiden avulla.
Jokaisessa pisteessä on tilaisuus vaikuttaa siihen, millainen kokemus brändistä jää, miten viestit muotoillaan ja miten tapahtumakokonaisuudesta luodaan osallistujille heidän aikansa arvoinen elämys.
Osallistujakokemus on ainutlaatuinen
Tapahtuma on ainutkertainen elämys, joka koetaan sellaisenaan vain kerran. Räätälöimällä voi tapahtumasta luoda unohtumattoman kokemuksen eri kokoisilla budjeteilla.
Makkaranpaisto Nuuksiossa ei välttämättä kuluta paljoa euroja, mutta voi jäädä asiakkaalle mieleen loppuiäksi. Ainutlaatuinen ja koskettava kokemus kerrotaan myös eteenpäin.
Rohkeus raastaa
Elämyksiä luovat tapahtumat vaativat rohkeutta ajatella asioita uudesta näkökulmasta. Pelissä on omistautumista ja intohimoa niin, että välillä hirvittää, mutta uuden luominen ei onnistu kulkemalla rutiinin rappusia. Halun ja pelon rajamailta löytyy se, mitä ei ole vielä tehty eikä koettu.
Jokaisen onnistuneen tapahtuman takana on useiden kuukausien intensiivinen suunnittelu. Yksityiskohdatkin on viimeisteltävä, jotta tapahtuma näyttää, tuntuu ja tuoksuu siltä miltä halutaan sekä viestii mitä halutaan.
Ensi vuoden tapahtumakalenteri alkaa täyttyä. Tehdäänkö tapahtumistanne osallistujille elämys ja teille investointi? Karsi omasta kalenteristasi muutama taski ja soita meille!
Myyntijohtaja
Rebekka Rantanen
