Rakastuin tapahtuma-alaan jo opiskeluaikoina, ja olen saanut toimia 15 vuotta kaupallisten tapahtumien ja tapahtumakumppanuuksien parissa. Koska tulen toimistomaailman ulkopuolelta ja katselen tapahtuma-alaa moninaisissa rooleissa muovautuneiden lasien läpi, minulla on mahdollisuus tuoda pöytään uusia ajatuksia.
Idea Groupin monipuolisten palveluiden joukossa ovat ammattitaidolla tuotetut henkilöstö-, asiakas- ja sidosryhmätapahtumat. Tapahtuman suunnittelu herättää usein samankaltaisia kysymyksiä ja tuen tarpeita yrityksissä. Kun tarpeet tunnistaa, kokonaisuus alkaa hahmottua helpommin. Pienet, konkreettiset vinkit auttavat ottamaan ensimmäiset askeleet.
Miksi tapahtuma tarvitsee vahvan kumppanin?
Nykyään sekä asiakkaita että henkilöstöä yhdistävät jatkuva muutos ja kompleksinen markkinaympäristö. Vaikka maailma digitalisoituu ja tapahtumatoimistot hyödyntävät tekoälyä päivittäisessä työssään, sisällöt ja niiden vaikuttavuus asiakkaisiimme sekä asiakkaiden asiakkaisiin ovat yhä keskiössä. Tapahtumia tehdään ihmisille.
Me, tapahtuma- ja viestintäalan ammattilaiset, käytämme omaa vuosien ammattiosaamistamme tukeaksemme asiakkaitamme koko tapahtuman ajan. Tapahtumiin osallistujat valitsevat nykyään tarkkaan mihin käyttävät aikansa, minkä vuoksi tapahtumilta odotetaan paljon. Vielä jokunen vuosi sitten onnistuneet henkilöstöjuhlat syntyivät baarista, bändistä ja buffasta. Vuonna 2026 odotusarvo on paljon korkeampi ja ihmiset odottavat kokonaisvaltaista elämystä. Tapahtuman tulee koostua tasapainoisesta viihde- ja asiasisällöstä sekä olla visuaalisesti yhtenäinen ja mieleenpainuva.
Me Idea Groupilla haluamme mahdollistaa asiakkaallemme elämykselliset tapahtumat. Meidän tavoitteemme on, että asiakkaidemme henkilöstöjuhlissa tai sidosryhmätapahtumissa on yhtä huikea fiilis kuin Coldplayn keikoilla, joiden hurmos välittyi somekansalle asti. Tapahtumatoimistona emme vie asiakkaan työtä, vaan toimimme tukena, ideapankkina ja pallotteluseinänä. Haluamme, että asiakkaallamme on mahdollisuus itse nauttia työnsä hedelmistä varsinaisena h-hetkenä.
Vinkit, joilla onnistut tapahtumasi suunnittelussa
- Ole ajoissa liikkeellä oikean tapahtumapaikan, catering-yrityksen ja ohjelman löytämiseksi. Näin et joudu tekemään kompromisseja. Me löydämme parhaat ja kustannustehokkaat kumppanit ja ratkaisut.
- Määritä ensin miksi tapahtumaa ollaan tekemässä ja mitä sillä tavoitellaan. Siten on helpompi työstää, mitä tapahtuu ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Muista, ettei tapahtuma lopu valojen sammuessa, vaan mieti, miten voit hyödyntää tapahtumaa jatkossa. Kysy meiltä, miten tapahtuman vaikuttavuutta voi pidentää jopa 2–3 viikkoa tapahtuman jälkeen.
- Pyydä ideoita ja konsepteja. Järjestämme yli 100 tapahtumaa vuosittain. Seuraamme kansainvälisiä trendejä ja selvitämme, mitkä teemat sopivat mihinkin juhlavuoteen tai vuodenaikaan. Hyödynnämme olemassa olevaa tietoa ja samalla ymmärrämme asiakkaidemme ja eri toimialojen erityispiirteitä. Räätälöimme aina uniikin kokonaisuuden.
- Jätä huolehtiminen meille. Tapahtumatuottaminen voi olla stressaavaa, koska se on yksi harvoja projektimuotoja, jossa aikataulut eivät jousta. Tapahtuma alkaa silloin, kun sen on kutsussa ilmoitettu alkavan. Meidän tapahtumatuottajamme ja projektipäällikkömme ovat projektinhallinnan ammattilaisia. Toimimme luotettavana kumppanina ja teemme sen, minkä lupaamme ja usein myös ylitämme odotukset.
Tämä blogi on laadittu tapahtuma-alan KONGRESSI meetings & events -messujen jälki-inspiraationa. Kiitos, kun löysit sivuillemme ja luotat tapahtuman voimaan!
