Tietosuojaseloste

Tapahtumarekisteri

Tämä on tietosuojaseloste, jolla täytetään tietosuoja-asetuksen (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679) 13 artiklan mukainen informointivelvollisuus rekisteröidyille tapahtumaan osallistuville.

1. Rekisterinpitäjä

Idea Group Oy (y-tunnus: 2216925-3) (“Rekisterinpitäjä”)
Aurakatu 8, 20100 Turku

2. Tietosuojasta vastaava henkilö

Sanni Rostedt
email: [email protected]
puh: 050 338 2819

3. Rekisterin nimi

Idea Group Oy:n tapahtumarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisterinpitäjä käsittelee tapahtumarekisterissä sellaisten rekisteröityjen henkilötietoja, jotka ovat ilmoittautuneet ja/tai osallistuvat Rekisterinpitäjän järjestämiin tapahtumiin.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyperusteena on rekisteröidyn antama suostumus.

Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään tapahtumiin ilmoittautumisten vahvistamista, tapahtumien järjestämistä, yhteydenottoja, asiointia, markkinointia, palautteen keräämistä, raportointia ja laskutusta varten.

5. Rekisterin sisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä:

• rekisteröidyn perustiedot (esim. etu- ja sukunimet)
• syntymäaika / henkilötunnus, jos tapahtumaan ilmoittautuminen ja/tai osallistuminen sitä edellyttää
• rekisteröidyn yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• yritys / organisaatio, johon rekisteröity kuuluu sekä rekisteröidyn asema yrityksessä (titteli)
• laskutustiedot, jos rekisteröity osallistuu maksulliseen tapahtumaan
• tapahtumaosallistumiseen liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn itsensä tapahtumaa varten syöttämät tiedot. Nämä tiedot saattavat sisältää edellä mainittujen tietojen lisäksi mm. seuraavia tietoja: passinumero, allergia- tai erityisruokavaliotiedot, terveyttä koskevat tiedot sekä mahdolliset liikkumisrajoituksia koskevat tiedot.

Emme kerää tarkoituksenmukaisesti arkaluonteisia henkilötietoja tapahtumien ilmoittautumisen ja osallistumisen yhteydessä.

Voimme kuitenkin satunnaisesti saada erityisiä henkilötietoja rekisteröidyiltä tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä, jos rekisteröidyt ilmoittavat niitä oma-aloitteisesti meille osallistumisensa yhteydessä. Tällaisia arkaluonteisia henkilötietoja käsitellään erityisellä huolellisuudella soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan ja kerätään säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään rekisteröidyn ilmoittautumisen taikka tapahtumaan osallistumisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisterin ulkopuolisille tahoille lukuun ottamatta sellaisia tapahtumaan liittyviä sidosryhmiä tai sopimuskumppaneita, jotka perustelluista syistä niitä tarvitsevat (esimerkiksi osallistujan erikoisruokavalion varmistamiseksi taholle, jossa tapahtuma järjestetään).

8. Henkilötietojen luovutus ja siirto EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan käsitellä EU:ssa ja ETA-alueella.

Rekisteröityjen henkilötietoja voidaan myös siirtää, välittää, niihin voidaan päästä käsiksi tai niitä voidaan muutoin käsitellä EU:n ja ETA-alueen ulkopuolella, jos tapahtuma, johon rekisteröity osallistuu, järjestetään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella, ja tapahtumaan ilmoittautuminen ja/tai osallistuminen edellyttää rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä.

Rekisterinpitäjä varmistaa aina asianmukaisen tietosuojan tason sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla siirtäessään henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisteröidyn henkilötietojen tietoturvan riittävä taso varmistetaan soveltamalla EU:n ja kansallisen tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä.

9. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröidyn tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman mahdollistamiseksi.

10. Rekisterin suojaus

Henkilötiedot on suojattu Rekisterinpitäjän toimesta asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta käsittelyltä riittävin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Mahdolliset tapahtumaan osallistumista koskevat sekä sen järjestämisen yhteydessä manuaalisesti kerättävät henkilötiedot siirretään sähköiseen muotoon.

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä Rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja tehtävissään.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet.

Oikeus tutustua henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hänestä tallennettuihin henkilötietoihin ja tietää, mitä tietoja hänestä on talletettuna, mihin tarkoitukseen, minne tietoja mahdollisesti luovutetaan ja kuinka kauan tietoja säilytetään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus esittää Rekisterinpitäjälle pyyntö korjata kaikki rekisteriin tallennetut, hänen henkilötietojaan koskevat virheet.

Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen henkilötietojensa poistamista rekisteristä, jos Rekisterinpitäjällä ei ole laillista perustetta käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröity voi pyytää, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan laissa säädetyin perustein.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Rekisterinpitäjää käsittelemästä hänen henkilötietojaan suoramarkkinointiin ja eräisiin muihin tietosuoja-asetuksessa määriteltyihin tarkoituksiin. 

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on toimittanut Rekisterinpitäjälle henkilötietoja, joita käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Ennen rekisteröidyn suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittely ei muutu lainvastaiseksi, jos rekisteröity myöhemmin peruuttaa antamansa suostumuksen.

Oikeus valittaa muutoksenhakuviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos tämä katsoo, ettei Rekisterinpitäjä ole noudattanut soveltuvaa ​​tietosuojalainsäädäntöä. Kansallinen muutoksenhakuelin on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

12. Muutokset

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä Rekisterinpitäjän verkkosivuilla tai muuten sähköisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja on voimassa 30.10.2023 alkaen.