Tietosuojaseloste

Asiakas- ja markkinointirekisteri

Tämä on tietosuojaseloste, jolla täytetään tietosuoja-asetuksen (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679) 13 artiklan mukainen informointivelvollisuus rekisteröidyille asiakkaille.

1. Rekisterinpitäjä

Idea Group Oy (y-tunnus: 2216925-3) (“Rekisterinpitäjä”)
Aurakatu 8, 20100 Turku

2. Tietosuojasta vastaava henkilö

Sanni Rostedt
email: [email protected]
puh: 050 338 2819

3. Rekisterin nimi

Idea Group Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Rekisteröityjen henkilötietoja käsitellään seuraavilla käsittelyperusteilla:

• Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen perusteella,
• Rekisterinpitäjän oikeutetun edun perusteella tai
• rekisteröidyn suostumuksella.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

• Rekisterinpitäjän ja asiakkaan (ml. potentiaaliset asiakkaat) välisen asiakassuhteen hoitaminen, ylläpito, kehittäminen, analysointi, tilastointi
• asiakasviestinnän toteuttaminen ja asiakaspalautteen kerääminen rekisteröidyiltä
• asiakaskokemusmittauksien tekeminen rekisteröidylle
• suoramarkkinointi ja verkkomainonnan kohdistaminen
• Rekisterinpitäjän liiketoiminnan ja rekisteröidyille suunnattujen palveluiden suunnittelu ja kehittäminen

5. Rekisterin sisältö ja rekisteröityjen ryhmät

 Asiakas- ja markkinointirekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja rekisteröidyistä (esimerkiksi päättäjät ja yhteyshenkilöt, mukaan lukien uutiskirjeiden tilaajat sekä yhteydenottopyynnön tehneet):

• rekisteröidyn perustiedot (esim. etu- ja sukunimet)
• rekisteröidyn yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• yritys / organisaatio, johon rekisteröity kuuluu sekä rekisteröidyn asema yrityksessä (titteli)
• rekisteröidyn asiointikieli
• asiakashistoria
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot (esimerkiksi rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, osallistuminen tapahtumiin)
• sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot (esimerkiksi selailu- ja hakutiedot, IP-osoitteet sekä evästeet)
• suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
• mahdolliset rekisteröidyn itsensä antamat muut tiedot

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan ja kerätään säännönmukaisesti asiakkailta (ml. potentiaalinen asiakas) itseltään puhelimitse, sähköpostitse, verkossa, tapaamisissa sekä sopimuksen solmimisen yhteydessä ja sopimussuhteen aikana.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös julkisista ja yksityisistä rekistereistä, kuten väestörekisteristä, muilta viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

 Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisterin ulkopuolisille tahoille.

Rekisterinpitäjä voi käyttää ulkoisia palveluntarjoajia tiettyihin rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyviin tehtäviin, kuten tiettyjen digitaalisten palveluiden tarjoamiseen ja tietojen käsittelyyn markkinointitarkoituksiin.

8. Henkilötietojen luovutus ja siirto EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Asiakas- ja markkinointirekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle silloin, kun se on palvelun tuottamisen kannalta tarpeellista. Rekisterinpitäjä varmistaa aina asianmukaisen tietosuojan tason sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla siirtäessään henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisteröidyn henkilötietojen tietoturvan riittävä taso varmistetaan soveltamalla EU:n ja kansallisen tietosuojalainsäädännön edellyttämiä suojatoimenpiteitä.

9. Tietojen säilytysajat

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin aina oikeus säilyttää henkilötiedot tai muutoin käsitellä niitä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön sallimissa tilanteissa (kuten kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat).

Asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään lähtökohtaisesti asiakassuhteen ajan tai asiakkaan henkilöstön edustajan työsuhteen keston ajan (riippuen siitä kumpi päättyy aiemmin). Tiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa sopimussuhteen päätyttyä, ellei rekisterinpitäjän lakisääteisistä velvoitteista (kuten kirjanpito) tai sopimukseen perustuvista velvoitteista muuta johdu.

Rekisterinpitäjä arvioi henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, jonka lisäksi se huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja.

10. Rekisterin suojaus

 Henkilötiedot on suojattu Rekisterinpitäjän toimesta asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta käsittelyltä riittävin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä Rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja tehtävissään.

11. Rekisteröidyn oikeudet

 Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet.

Oikeus tutustua henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hänestä tallennettuihin henkilötietoihin ja tietää, mitä tietoja hänestä on talletettuna, mihin tarkoitukseen, minne tietoja mahdollisesti luovutetaan ja kuinka kauan tietoja säilytetään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus esittää Rekisterinpitäjälle pyyntö korjata kaikki rekisteriin tallennetut, hänen henkilötietojaan koskevat virheet.

Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen henkilötietojensa poistamista rekisteristä, jos Rekisterinpitäjällä ei ole laillista perustetta käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröity voi pyytää, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan laissa säädetyin perustein.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Rekisterinpitäjää käsittelemästä hänen henkilötietojaan suoramarkkinointiin ja eräisiin muihin tietosuoja-asetuksessa määräämiin tilanteisiin.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on toimittanut Rekisterinpitäjälle henkilötietoja, joita käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Ennen rekisteröidyn suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittely ei muutu lainvastaiseksi, jos rekisteröity myöhemmin peruuttaa antamansa suostumuksen.

Oikeus valittaa muutoksenhakuviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos tämä katsoo, ettei Rekisterinpitäjä ole noudattanut soveltuvaa ​​tietosuojalainsäädäntöä. Kansallinen muutoksenhakuelin on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

12. Muutokset

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä Rekisterinpitäjän verkkosivuilla tai muuten sähköisesti.

 

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja on voimassa 2.1.2024 alkaen.