Tietosuojaseloste

Rekrytointirekisteri

Tämä on tietosuojaseloste, jolla täytetään tietosuoja-asetuksen (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679) 13 artiklan mukainen informointivelvollisuus rekisteröidyille työnhakijoille.

1. Rekisterinpitäjä

Idea Group Oy (y-tunnus: 2216925-3) (“Rekisterinpitäjä”)
Aurakatu 8, 20100 Turku

2. Tietosuojasta vastaava henkilö

Anna Koivisto
email: [email protected]
puh: 041 433 6165

3. Rekisterin nimi

Idea Group Oy:n rekrytointirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja käsittelyperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on työnhakijoiden arviointi ja vertailu sekä muut rekrytointiin liittyvät toimenpiteet.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen tai Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun käsitellä työnhakijoiden työhakemuksia ja toteuttaa rekrytointeja. Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuen Rekisterinpitäjä on oikeutettu etsimään ja rekrytoimaan oma-aloitteisesti sopivia työntekijöitä ja käsittelemään yhteydenoton kannalta välttämättömiä tietoja, jotka rekisteröidyt ovat itse saattaneet yleisesti työnantajien saataville ammatillisissa internet-palveluissa tai muissa vastaavissa lähteissä kyseisten palveluehtojen mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyn perusteena voi olla myös Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn lakisääteiset oikeudet ja velvoitteet rekrytointiprosessiin liittyen. Henkilötietojen toimittaminen ja käsittely on edellytys rekrytointiprosessin etenemiselle, eikä työsuhdetta voida perustaa ilman työnhakijalta pyydettäviä tietoja.

Yhtiö ei käytä henkilötietoja automaattisessa päätöksenteossa.

5. Rekisterin sisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja työnhakijasta:

• rekisteröidyn perustiedot (esim. etu- ja sukunimet, syntymäaika tai henkilötunnus, äidinkieli)
• rekisteröidyn yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
• haettuun työtehtävään liittyvät tiedot, mukaan lukien tiedot työsuhteen muodosta ja laadusta sekä työnhakuprosessissa nimetystä vastuuhenkilöstä, palkkatoive ja työsuhteen aloittamiseen liittyvät tiedot sekä muut työnhakuilmoituksesta ilmenevät tietolajit
• rekisteröidyn rekisterinpitäjälle antamat soveltuvuuden kannalta tärkeät tiedot itsestään ja taustastaan (esim. koulutustiedot, ammatti, työhistoriaa koskevat tiedot, kielitaito, erityisosaaminen, erilaiset todistukset ja arvioinnit, viittaukset muista lähteistä löytyviin tietoihin, referenssit, valokuvat, videot)
• rekrytointiprosessin etenemistä koskevat tiedot (esim. tieto jatkohaastattelusta tai rekrytointiprosessin keskeytymisestä)
• muut tiedot, jotka rekisteröity on itse vapaaehtoisesti antanut työnhakuprosessin yhteydessä tai muutoin nimenomaisesti julkaissut ammatillisessa tarkoituksessa.

6. Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan ja kerätään säännönmukaisesti työnhakijalta itseltään. Hakemuksen käsittelyyn liittyvät tiedot Rekisterinpitäjä saa rekrytoinnissa mukana olevilta Rekisterinpitäjän työntekijöiltä tai alihankkijoilta.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös viranomaisilta ja muilta kolmansilta osapuolilta soveltuvan lainsäädännön sallimissa rajoissa ja tarvittaessa rekisteröidyn suostumuksella tässä selosteessa kuvattuja tarkoituksia varten.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta rekisterin ulkopuolisille tahoille.

Rekisterinpitäjä voi käyttää ulkoisia alihankkijoita tämän selosteen mukaisten tehtävien hoitamiseen, jolloin palveluntarjoajat toimivat Rekisterinpitäjän lukuun. Henkilötietojen käsittelyssä Rekisterinpitäjän lukuun voidaan käyttää alihankkijoita esimerkiksi henkilöstö-, rekrytointi- ja soveltuvuusarviointipalveluiden, lakipalveluiden ja ICT-järjestelmätoimittajan tarjoamien palveluiden osalta.

8. Henkilötietojen luovutus ja siirto EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

Rekisterinpitäjä ei siirrä rekrytointirekisterin tietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen säilytysajat

Valittujen työnhakijoiden tietoja säilytetään osana työsuhdetietoja. Muiden rekisteröityjen henkilötietoja mukaan lukien työhakemukset säilytetään niin kauan kuin se on henkilötiedon eri käyttötarkoitusten vuoksi tarpeellista, kuitenkin enintään yhden (1) vuoden ajan hakuajan päättymisestä lukien. Avoimia työhakemuksia säilytetään enintään yhden (1) vuoden ajan hakemuksen saapumista seuraavan kuukauden alusta lukien.

10. Rekisterin suojaus

Henkilötiedot on suojattu Rekisterinpitäjän toimesta asiattomalta pääsyltä tietoihin sekä vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta käsittelyltä riittävin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköiset tiedot on suojattu palomuurilla, käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Tietojen käyttöoikeus on vain niillä Rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja tehtävissään.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet.

Oikeus tutustua henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tutustua hänestä tallennettuihin henkilötietoihin ja tietää, mitä tietoja hänestä on talletettuna, mihin tarkoitukseen, minne tietoja mahdollisesti luovutetaan ja kuinka kauan tietoja säilytetään.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus esittää Rekisterinpitäjälle pyyntö korjata kaikki rekisteriin tallennetut, hänen henkilötietojaan koskevat virheet.

Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen henkilötietojensa poistamista rekisteristä, jos Rekisterinpitäjällä ei ole laillista perustetta käsitellä kyseisiä henkilötietoja.

Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröity voi pyytää, että hänen henkilötietojensa käsittelyä rajoitetaan laissa säädetyin perustein.

Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää Rekisterinpitäjää käsittelemästä hänen henkilötietojaan suoramarkkinointiin ja eräisiin muihin tietosuoja-asetuksessa määräämiin tilanteisiin.

Oikeus siirtää henkilötiedot järjestelmästä toiseen

Jos rekisteröity on toimittanut Rekisterinpitäjälle henkilötietoja, joita käsitellään rekisteröidyn suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus saada kyseiset tiedot koneellisesti luettavassa muodossa ja oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa.

Ennen rekisteröidyn suostumuksen peruuttamista käsiteltyjen henkilötietojen käsittely ei muutu lainvastaiseksi, jos rekisteröity myöhemmin peruuttaa antamansa suostumuksen.

Oikeus valittaa muutoksenhakuviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos tämä katsoo, ettei Rekisterinpitäjä ole noudattanut soveltuvaa ​​tietosuojalainsäädäntöä. Kansallinen muutoksenhakuelin on tietosuojavaltuutetun toimisto (www.tietosuoja.fi)

12. Muutokset

Rekisterinpitäjä voi päivittää tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä Rekisterinpitäjän verkkosivuilla tai muuten sähköisesti.

Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja on voimassa 2.1.2024 alkaen.