Golffareille on tuttua, että hutilyöntejä toisinaan tulee. Joskus puusta on apua onnekkaaseen pomppuun ja mikäli eksyy raffin sekaan, on löydettävä oikeat keinot päästäkseen takaisin väylälle. Välillä saattaa tuntua, että pallo on täysin hukassa, mutta pienellä etsinnällä se löytyy – ainakin jos kaveri sattuu auttamaan tai katsomaan hetkeksi toiseen suuntaan.
Mutta, miten tämä liittyy tapahtuman suunnitteluun? Kyseessä on pitkähkö prosessi, joten lähdetään par 4-väylälle ja tähdätään ihannetulokseen eli pariin.
1. Lämmittely rangella – Asiakkaan antama briiffi
Rangella huomaa heti, mikä on päivän tuntuma ja millä mailavalinnalla kannattaa lähteä liikenteeseen. Tämä pätee myös tapahtumiin, sillä ennen suunnittelua tulee ottaa huomioon asiakkaan toiveet. Jotta voimme lähteä suunnittelemaan tilaisuutta, tarvitsemme perustietoja: mikä on tilaisuuden kohderyhmä ja suurpiirteinen osallistujamäärä? Onko valmista teemaa tai budjettia? Toivotaanko ohjelmaa, tarjoiluja, juontajaa tai muuta vastaavaa? Missä tilaisuus halutaan järjestää?
Aivan kuten rangella kannattaa myös tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa ajatella mahdollisimman monipuolisesti sisältöstrategiaa, jotta se tukisi vahvasti tilaisuuden tavoitteita sekä osallistujakokemusta. Kenties tapahtumalla on jokin keskeinen viesti, jonka halutaan välittyvän? Vai onko tavoitteena saada kaikki osallistujat rentoutumaan ja unohtamaan työasiat? Hyvällä lämmittelyllä, eli suunnittelulla, nämä asiat onnistuvat kutsuprosessista lähtien.
2. Avauslyönti tiiboksista – Tarjouksen rakentaminen ja esittely
Lämmittelyt hoidettu (tai juostu suoraan autosta tiiboksiin), on aika hypätä väylälle! Avauslyönnillä pyritään yleensä saamaan pallo mahdollisimman lähelle lippua, eli niin pitkälle kuin voidaan. Lyönnillä tähdätään väylälle, mutta joskus pallo saattaa päätyä pelialueen ulkopuolelle tai vesiesteeseen. Tämä saattaa vaatia uusintalyöntiä, joka pienellä viilauksella päätyy lähestulkoon haluttuun paikkaan. Ainakin viimeistään kolmannella yrityksellä. Tai neljännellä.
Sama asia on tapahtumatarjouksen rakentamisessa. Pyrimme viemään asiakkaalta saadut toiveet mahdollisimman pitkälle, jotta päädytään ns. parhaille ”birdie-paikoille”. Joskus pallo saattaa päätyä esteeseen ja tarvitaan pieniä viilauksia. Kun tarjouksen esittely päätyy väylälle, on aika hypätä kohti lähestymislyöntiä ja lähteä edistämään tapahtumaprojektia toden teolla.
3. Lähestymislyönti – Projektin edistäminen
Vaikka avauslyönti tuntuisi kuinka hyvältä tahansa, on raffiin helppo päätyä. Paksummastakin ruohikosta pääsee kuitenkin helposti pois, kunhan tietää mitä tekee. Toisinaan vaaditaan vähän tuuriakin, mutta sen varaan ei voi tapahtumasuunnittelua tehdä.
Kun tapahtuma on siirretty suunnitteluvaiheesta tuotantoon, olisi suurten linjojen oltavat selkeät. Toisinaan väylällä voi kohdata yllätyksiä, jotka vaativat muuttamaan pelisuunnitelmaa, mutta pienillä viilauksilla päästään viheriölle.
Otetaan esimerkiksi osallistujamäärän yllättävä muutos. Tässä tapauksessa suosittelen miettimään, onko viheriötä järkevämpää lähestyä näyttävällä ja korkealla lob-lyönnillä, vai pelata turvallisempi bump and run, eli kolkata pallo matalana kohti reikää. Suomennettuna: joskus pienet riskit palkitsevat ja vaikka lyönti olisikin epäonnistunut, sen voi aina paikata seuraavalla yrityksellä.
4. Puttaaminen – Viimeistely
Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty? Tämä lausahdus pätee paremmin tapahtumien maailmaan kuin kolopalloon. Hyvällä tapahtuman suunnittelulla virheiden marginaali pienenee huomattavasti ja keskittyminen käytetään oikeisiin asioihin. Kun tapahtuman suunnitelma onnistuu hyvin, on mahtavaa nauttia helposta putista itse tapahtumassa ja ”upottaa pallo kuppiin”.
5. Tuloskortti
Niin golfissa kuin tapahtumasuunnittelussakin ovat holarit harvinaisia. Jokainen väylä on kuitenkin uusi mahdollisuus: oikeilla välineillä, terävällä strategialla ja yhteistyökumppanin tuella voit varmistaa, että peli etenee sujuvasti kohti tavoitetta. Tärkeintä on säilyttää keskittyminen, tehdä harkittuja ratkaisuja ja muistaa nauttia matkasta!
Millainen on sinun tapahtumasi svingi? Ota yhteyttä, jos kaipaat sparrausta kohti par-tulosta!
