Koko firma kohti kaukomaita – henkilöstön offsiten muistilista

Työ tekijäänsä kiittää, mutta entä jos palkitsisit yrityksesi henkilöstön oikein kunnolla ja veisit koko porukan viettämään rentoa työretriittiä ulkomaille? Palkitsevan elämyksen toteuttaminen vaatii aikaa ja vaivaa, mutta lopputulos on unohtumaton.

Monet yritykset järjestävät henkilöstölleen vuosittain kesäpäivät tai pikkujoulut, jotka ovat perinteisiä ja hyväksi havaittuja tapoja kiittää työntekijöitä arvokkaasta työstä. Viime aikoina nouseva trendi on kuitenkin ollut järjestää yksittäiselle tiimille tai yrityksen koko henkilöstölle mahdollisuus työskennellä ja huvitella ulkomailla.

Parin päivän tai vaikka koko viikon mittainen henkilöstön offsite-reissu on poikkeuksellisen hyvin mieleen jäävä tapa palkita onnistumisista ja kohottaa yhteishenkeä. Työnteon lisäksi yrityksen ulkomaanmatkaan kuuluu oheisohjelmaa ja aktiviteetteja, ja ajanviettopaikaksi voidaan valita esimerkiksi hotelli, joka on pelkästään yrityksen käytössä.

Onnistuneesti toteutettu reissu voi parhaimmillaan parantaa yrityksen imagoa työnantajana. Somessa jaetut kadehdittavat kuvat luovat yrityksestä kuvaa haluttuna ja hauskana työpaikkana. Kukapa ei haluaisi olla osa joukkoa, joka nauttii yhdessäolosta ja jolle osoitetaan arvostusta muutenkin kuin kauniilla sanoilla.

Oikea budjetointi ja matkakohde ovat perusta kaikelle

Ulkomaille suuntautuvan henkilöstömatkan järjestämiseen liittyy monia yllättäviä koukeroita, joita offsitea ensimmäistä kertaa suunnitteleva yritys ei aina osaa huomioida. Jo heti alkuun on mahdollista mennä metsään kohdemaan ja -kaupungin valinnassa, sillä houkuttelevalta kuulostavaan matkakohteeseen ei välttämättä ole tarjolla järkeviä kulkuyhteyksiä. Lentoreittien valikoima on supistunut koronan myötä ja samalla hinnat ovat nousseet. Matka pitääkin alusta lähtien suunnitella budjetti ja aikataulu edellä.

Kun budjettiasiat ovat kunnossa, voi alkaa fiilistellä upeita maisemia ja majoituspaikkoja – mutta samalla miettiä, mikä koko matkan tarkoitus on. Näyttävissä maaseutukartanoissa puitteet saattavat muuten olla kunnossa, mutta työskentelyn mahdollistava nettiyhteys onkin aivan onneton. Lisäksi kokoustilojen niukkuus voi osoittautua todella isoksi miinukseksi, jos tarkoitus on tehdä töitä myös ryhmissä.

Ei tietenkään sovi unohtaa kaikkien suosikkiasiaa, byrokratiaa. Monissa maissa voi olla yllättäviä lupa-asioita, jotka voivat ikävällä tavalla selvitä vasta paikan päällä. Lisäksi reissussa sattuu ja tapahtuu: työntekijöiden omien vakuutusten lisäksi matkanjärjestäjän vakuutuksista saa lisäturvaa.

Ryhmämatkailun riemut ja rasitteet

Kohdemaassa on poikkeuksetta syytä olla kontakti luotettavaan paikalliseen toimijaan, joka pystyy järjestämään asioita paikan päällä. Muutoin voi olla vaikea varmistaa, että verkkosivuilla annetut lupaukset pitävät paikkansa ja varaukset ovat kunnossa – tai että koko varattu retriittipaikka on ylipäänsä olemassa! Myös retket ja kuljetukset hoituvat huomattavasti helpommin pätevien tekijöiden kautta, eikä sovi unohtaa kulttuurierojen ja kielimuurin vaikutusta kaikkeen toimintaan.

Lentojen varaaminen sentään on helppoa, kaikkihan sen osaavat tehdä netissä! Toki, jos suunnittelet matkaa vain itsellesi ja läheisillesi, ei, jos lähtijöitä onkin yli yhdeksän. Silloin lentovarauksia ei edes pysty hoitamaan itse, vaan kuvioihin on otettava matkanjärjestäjä.

Paljousalennus ei päde tässä tapauksessa, vaan ryhmähinnat ovat aina korkeampia. Plussaa on kuitenkin, että matkanjärjestäjän kautta esimerkiksi peruutusehdot ovat selkeät ja maksuajan suhteen voi saada joustoa. Lippujen hinnat ovat myös paremmin ennakoitavissa matkanjärjestäjältä ostettaessa, sillä lennon kysynnän mukaan skaalautuva hinnoittelu saattaa nostaa yksittäisten lippujen hinnat äkillisesti pilviin!

Helpota matkantekoa valitsemalla osaava yhteistyökumppani

Ryhmämatkan järjestämisessä on aina omat kiemuransa, eikä kannata luottaa siihen, että kaikki ryhmän jäsenet käyttäytyvät kuin pyhäkoululaiset. Hauskanpidolle pitääkin olla tilaa, ja on vähintäänkin reilua, että kaikki yrityksessä saavat keskittyä työn lisäksi vapaa-ajan viettoon. Henkilöstön ulkomaanretriitin järjestäminen on hyvä antaa ammattilaisten käsiin, jotta reissusta muodostuu varmasti huikea kokemus kaikille ja mahdolliset haasteet saadaan nopeasti ratkottua.

Idea Groupilla on 15 vuoden kokemus henkilöstötapahtumien järjestämisestä ulkomailla. Meillä on lukuisissa kohdemaissa valmiita ja hyväksi havaittuja kontakteja, joilla on vankkaa paikallistuntemusta. Ulkomaanretriittien toteuttaminen on meidän intohimomme – kerro toiveesi, ja me toteutamme vaivaa säästämättä unohtumattoman elämyksen yrityksesi henkilöstölle!

Asiakkuuspäällikkö

Tiina Lehtovaara

Ota yhteyttä

Häikäisikö kattava palveluvalikoimamme sinut? Tiedätkö, mistä lähteä liikkeelle?

Täytä lomake ja me autamme. Ketterämpää toimijaa saat hakea.