Tapahtumia on tällä hetkellä paljon, ja ne kilpailevat osin samoista kävijöistä. Tapahtumateollisuuden yrityksistä 44 % ilmoitti viime vuoden elokuussa jäsenkyselyssä, että tapahtumien kysyntää on enemmän kuin ennen koronaa.
Miten siis tehdä onnistunut tapahtuma?
Mielenkiintoinen sisältö on ehdottomasti tärkein asia tapahtuman onnistumisessa. Suosittelen aina pohtimaan, että mitä osallistujasi haluaa kuulla, eikä niinkään sitä, mitä sinä haluat kertoa. Onnistunut tapahtuma yhdistää järjestävän tahon strategisia tavoitteita ja osallistujan tapahtumasta saamaa hyötyä.
Kohderyhmän määrittelyä ei saisi koskaan unohtaa. Usein on houkutus tarjota tapahtumaa mahdollisimman laajoille yleisöille, mutta se harvoin palvelee ainakaan yritystapahtumien tavoitteita. On toki mukavaa, että tupa on täynnä, mutta kannattaako maksaa tapahtumasta, jos kukaan osallistujista ei kuulu siihen kohderyhmään, jota tapahtuman tavoitteissa oli määritelty tavoiteltavaksi.
Kun kohderyhmä on määritelty, on paljon helpompi miettiä, mistä ja miten heidät tavoittaa. Sähköposti on edelleen tapahtumaviestinnän ykkönen, mutta sähköpostiviestintäkin kaipaa suunnittelua ja aikatauluttamista: millaisia asioita kannattaa nostaa ensimmäiseen kutsuun, ja mitä voisi nostaa muistutuskutsun otsikkoon. Sanaa ’muistutus’ kehotan välttämään.
Pienemmille kohderyhmille voi käyttää kekseliäämpiä keinoja: kotiin toimitettavaa pakettia, puhelinsoittoa, sosiaalisen median ryhmää tai postikorttia. Ja ennen kaikkea kannattaa hyödyntää kaikkien järjestäjätahojen omia kontakteja: henkilökohtainen kutsu on aina tehokkain.
Mitä sitten, jos tapahtuma täyttyy, mutta osa osallistujista jättää tulematta? Ainakin kehotan palkitsemaan kiinnostuksesta, en rankaisemaan poisjäämisestä. He ovat olleet kiinnostuneita organisaatiostasi ja tapahtumastasi, mutta joku asia on noussut arjessa tärkeämmäksi kuin paikalle tuleminen. Laita heille siis viestiä ja tarjoa lisätietoa, kuten linkki tapahtuman materiaaleihin tai videotiivistelmä ja ehdota samalla tapaamista. Älä menetä hyvää kontaktia.
Tässä vielä lyhyt vinkkilistani:
- muista tavoitteet: miksi järjestää tapahtuma, jos sille ei ole määritelty tavoitetta
- kohderyhmä: ketkä halutaan paikalle, miten ja mistä heidät tavoittaa?
- tapahtuman sisältö: mitä sinä haluat kertoa vs. mitä osallistuja haluaa kuulla?
- asiakaskokemus: suunnittele asiakaskokemuksen polku ajoissa ja arvosta osallistujaviestintää – anna sille siis tarvittava aika ja resurssit
- viesti monipuolisesti: voit muistuttaa tapahtumasta useammassa kutsussa, mutta tuo mukaan aina jotain uutta esimerkiksi varioimalla otsikkoa, kertomalla lisätietoja ohjelmasta tai nostamalla esiin puhujien taustoja
- viesti tarpeeksi, mutta älä spämmää
- muista myös ne, jotka ilmoittautuivat, mutta eivät tulleet paikalle
Juttelen mielelläni lisää tapahtumien ja viestinnän yhdistämistä, laitathan viestiä.
