Satunnaiset päivitykset sosiaaliseen mediaan, uutiskirje asiakkaille silloin tällöin, tiedote medialle joskus harvoin, jos tiedotettavaa ilmenee – tarvitseeko viestinnän toimenpiteitä sen kummemmin suunnitella? Tarvitsee, jos haluaa ottaa viestinnästä irti kaiken sen hyödyn, mitä siitä voi saada.
Lainaan mielelläni kollegaani Päiviä, joka on hyvin tiivistänyt suunnittelemattomuuden vaarat:
”Jos viestintää ei suunnitella, se jää helposti muiden kiireiden jalkoihin. Tästä seuraa kaaos: kaikki viestivät kaikille mitä tahansa tai kukaan ei viesti kenellekään mitään.”
Suunnitelmallisuus auttaa välttämään kiireestä johtuvia virheitä ja unohduksia. Se ottaa viestinnän työkalut tehokkaaseen käyttöön ja helpottaa ajankäytön ja muiden resurssien jakamista. Suunnitelmallinen viestintä on kustannustehokkaampaa kuin ad hoc -reagointi kulloiseenkin tilanteeseen, mutta vapauttaa samalla reagoimaan nopeasti, jos tilanne sitä vaatii. Etukäteissuunnittelulla myös budjetointi helpottuu huomattavasti, kun tulevat toimenpiteet ja niiden vaatimat kustannukset ovat ajoissa tiedossa.
Vuosikello ajastaa arkea
Viestinnän vuosikello tai roadmap on käytännön työkalu, jonka avulla viestintä- ja sisältöstrategioissa määritellyt asiat siirtyvät suunnitelmista toteutukseen. Se on konkreettinen, operatiivinen toimenpidesuunnitelma viestinnän toteuttamisesta. Siinä määritellään toimenpiteet, vastuuhenkilöt, välineet ja mittarit: kuka tekee, mitä ja milloin, ja millä onnistumista mitataan.
Vuosikello tai roadmap voi olla ympyrän muotoinen kaavio, excel-taulukko, kalenteri tai kronologisesti etenevä listaus. Siihen merkitään kaikki tulevat viestinnän toimenpiteet, mutta myös esimerkiksi markkinointikampanjat, messut, infot ja tuotelanseeraukset. Lisäksi on hyvä kirjata myös tärkeimmät sesongit ja muut organisaatioon vaikuttavat tapahtumat. Toimenpiteille on tärkeä määritellä tekijä tai vastuuhenkilö – se kuuluisa Joku Muu ei työskentele teillä.
Vuosikello määritellään nimensä mukaisesti usein vuodeksi, mutta myös lyhyemmän ajanjakson roadmappeja käytetään paljon. Ehkä teille luontevampi rytmi olisi kvartaaleittain tapahtuva suunnittelu? Vai toimitko alalla, jossa toimitaan pidemmällä tähtäimellä kuin vuosi kerrallaan? Tärkeintä on, että viestintäsuunnitelma sopii luontevasti oman organisaation rytmiin, ja että sitä päivitetään säännöllisesti vastaamaan nykytilannetta.
Milloin on hyvä aika viestintää suunnitella?
Helppo vastaus tähän olisi, että aina, kun on aikaa. Käytännössä yrityksissä ja organisaatioissa aikaa on kuitenkin yleensä rajallisesti.
Tulevan vuoden toimintaa suunnitellaan yleensä syksyisin, ja silloin kannattaa panostaa myös viestinnän suunnitteluun. Näin viestinnän toimenpiteet lomittuvat sujuvasti muuhun tekemiseen ja ne voidaan ottaa huomioon budjetoinnissa.
Kuulostaako vaikealta?
Sitä se ei ole, kun asiantuntija on paikalla. Autamme mielellämme kaikissa viestinnän suunnittelun eri vaiheissa ja laitamme sinunkin yrityksesi tai organisaatiosi viestintäasiat kuntoon.
