Idea Group pääsi vuonna 2021 järjestämään Sitowisen The Smart City Talks -tapahtumakonseptia. Konsepti toimii Sitowisen omana mediana, jossa perehdytään vastuullisen älykaupunkikehityksen ajankohtaisiin aiheisiin. Vuonna 2021 tapahtuman järjestettiin täysin virtuaalisena. Onnistuneen toteutuksen jälkeen Idea Groupin ja Sitowisen yhteistyö jatkui: syyskuussa 2022 Smart City Talks keskittyi kaupunkien yhdenvertaisuuteen sekä monimuotoisuuteen päätapahtumassaan, joka hybridimallisena keräsi liveyleisöä lähes viisikymmentä ja online-osallistujia yli 800.
Virtuaaliosuus vuoden 2022 tapahtumassa oli maksuton, ja se suunnattiin kaikille kiinnostuneille – erityisesti rakennetun ympäristön kehittämisen parissa työskenteleville asiantuntijoille. Paikan päälle saapunut yleisö koostui Sitowisen kutsumista kaupunkien edustajista, infrarakentamisen avainkumppaneista sekä nimekkäästä puhujakaartista.
Loimme asiakkaan toiveista ja reunaehdoista teemaa tukevan kokonaisuuden
Tapahtuman toteutus lähti liikkeelle PK-seudulta sopivan tapahtumapaikan sekä online-alustan ja striimauksesta vastaavan tekniikkakumppanin valinnalla. Idea Group esitteli ja suositteli vaihtoehtoja, joiden pohjalta valikoitui yhteistyössä Sitowisen kanssa sekä teemaa että virtuaalisuutta tukevat ratkaisut.
Asiakas vastasi tapahtuman sisällöstä sekä esiintyjien varaamisesta. Idea Groupin harteilla oli tehdä asiakkaan arjesta helppoa huolehtimalla tapahtuman tuotannosta kokonaisvaltaisesti. Tilaksi valikoitui äänentoistoltaan, tekniikaltaan sekä valaistukseltaan ammattitason puitteet tarjoava Tiivistämö.
Osallistujakokemuksen ytimessä livenä ja linjoilla
Huolehdimme myös hybriditapahtuman kutsuprosessista. Lähetimme asiakkaan brändin mukaiset ja sisällöltään kohdennetut kutsut erikseen sekä tapahtumavieraille että -katsojille. Muokkasimme asiakkaalta tulleet tekstit tapahtumasivulle sekä huolehdimme muistutus-, info- ja kiitosviesteistä osallistujakohtaisesti.
Ohjelman käsikirjoituksen ja aikataulutuksen sovitimme eri kohdeyleisölle toisistaan osin poikkeaviksi, jotta vuorovaikutus ja osallistujakokemus toteutuivat yhtäläisinä kaikille osallistujille. Esimerkiksi tauon aikana paikan päällä oleva yleisö nautti ruokatarjoiluista, ja samaan aikaan linjoilla käytiin chat-keskustelua päivän teemoista sekä esille nousseista kysymyksistä.
Tapahtuma-aikaisen hybridituotannon onnistuminen valmistellaan ”kulisseissa” pitkälti jo ennen varsinaista H-hetkeä. Keräsimme puhujamateriaalit valmiiksi ja hoidimme kaiken tarvittavan etukäteistestauksen. Tehtävämme oli myös koordinoida europarlamentaarikko Sirpa Pietikäisen etäpuheenvuoro yhdessä hänen assistenttinsa kanssa. Itse tapahtumassa esiintyjien ohjaus ja juoksevat langat pidettiin Idea Groupin lavamanagerin otteessa.
Ilmastokuormasta tietoinen tapahtuma ja mitattavat tavoitteet
Kolme tuntia kestäneen, kokonaisuudeltaan innovatiivisen lähi- ja virtuaalitapahtumayhdistelmän tavoite oli kerätä väkeä linjoille ja herättää keskustelua ajankohtaisten ilmiöiden äärellä – tyylikkäästi, sujuvasti sekä vastuullisesti, minkä huomioimmekin koko tuotantoprosessissa. Laskimme asiakkaan toiveiden mukaisesti tapahtuman hiilijalanjäljen, ja laskennan toteuttamiseksi osallistujilta kerättiin tarvittavaa dataa heti kutsuvaiheessa. Vastuullisuus painottui jokaisessa yksityiskohdassa: muun muassa tapahtumapaikan saavutettavuudessa ja kasvisruokamenussa. Myös osa kansainvälisten puhujien esityksistä pidettiin etäpuheenvuoroina pitkien matkojen välttämiseksi.
Tilaisuuden jälkeen osallistujilta saatiin paljon positiivista palautetta. Asiakkaamme sanoin olemme joka vuosi yltäneet yhteistyössä yhä parempaan, ja asiat sujuvat jouhevasti omalla painollaan – usein jopa sanomattakin.
