– Tavoitteenamme kriisiviestinnän suunnittelussa ja kriisitilanteisiin valmistautumisessa oli varmistaa, että toimintamme ei lamaannu mahdollisen poikkeustilanteen aikana, kertoo Suomen Sokerin viestinnän asiantuntija Susanna Söderlund.
Sucros Oy ja sen tytäryhtiö Suomen Sokeri Oy muodostavat yhdessä suomalaisen sokeriteollisuuden. Sucros vastaa sokerijuurikkaan viljelyttämisestä ja prosessoinnista, ja Suomen Sokeri puhdistaa ja pakkaa sokeria sekä hoitaa tuotteiden markkinoinnin ja myynnin.
– Kriisi ei poistu hyvälläkään viestinnällä, mutta sen seurauksiin sillä on merkittävä vaikutus. Suunnittelussa tärkeänä tavoitteena on ollut myös mainekriisin välttäminen varsinaisen kriisin lisäksi. Haluamme hoitaa kriisiviestinnän hyvin ja pitää huolta siitä, että maineemme ei kärsi huonosti hoidetusta viestinnästä.
Suunnittelun kautta käytännön tekoihin
Sucroksen ja Suomen Sokerin väki otti kriisiviestinnän suunnittelun avulla käyttöönsä konkreettisia työkaluja. Yhtiöt ovat muun muassa perustaneet pikaviestinsovellukseen perustuvan ryhmän kriisitilanteen viestintävälineeksi.
– Se on toiminut todella hyvin, kun olemme muutaman kerran käyttäneet ryhmää potentiaalisesta kriisistä informoimiseen, kertoo Susanna Söderlund.
– Konkreettisena hyötynä Telegraafin eli Idea Groupin kanssa läpi viedyssä prosessissa oli myös se, että mahdollisia kriisejä mietittiin etukäteen laajasti. Suunnittelussa myös kartoitettiin, mitä tahoja kriisissä pitää informoida ja miten viestintä on hoidettava.
– Prosessin aikana huomasimme, että meillä oli yhteystiedot aivan ”levällään”. Jos emme olisi kriisiviestinnän suunnittelun yhteydessä miettineet, mille tahoille meidän on viestittävä ja keränneet yhteystietoja etukäteen, olisimme olleet todella hitaita todellisen kriisin sattuessa.
Mukana poikkeustilanteen harjoittelussa
Sucros ja Suomen Sokeri ovat myös harjoitelleet tuotteiden takaisinvetotilannetta eli sitä, mitä tehdään, jos markkinoille on päässyt viallinen tuote. Tavoitteena oli selvittää, miten asiakas- ja viranomaisyhteydet sekä sisäinen ja ulkoinen viestintä hoituvat tilanteessa, jossa yhtiön olisi tehtävä julkinen takaisinveto.
– Haluamme varmistaa, että meillä on valmiudet tiedottaa omaa henkilöstöämme, asiakkaitamme ja muita sidosryhmiä sekä tarvittaessa myös suurta yleisöä riittävän selkeästi ja nopeasti.
– Emme lähettäneet varsinaisia tiedotteita, mutta testasimme, kuinka nopeasti he olisivat pystynyt ottamaan tilanteemme käsittelyyn. Iloksemme huomasimme, että heillä olisi ollut käytännössä valmius auttaa meitä välittömästi, kun olisimme sitä tarvinneet. Saimme yhteyshenkilömme kiinni heti.
Sucros ja Suomen Sokeri työllistävät noin 250 ammattilaista, ja yritysten liikevaihto on noin 165 miljoonaa euroa. Sucros ja Suomen Sokeri ovat osa Nordzucker Groupia, joka on Euroopan toiseksi suurin sokeriyritys.
