Ainutlaatuinen tapahtuma vaatii ainutlaatuista lähestymistapaa
If Commercial Gathering -kokonaisuuteen sisältyi paljon liikkuvia osia ja uniikkeja aspekteja, jotka tekivät kokonaisuuden hahmottamisesta erityisen tärkeää. Kyseessä oli Ifin ja Idea Groupin ensimmäinen yhteistyössä toteutettu tapahtuma, jonka tuotantoon Idea Group hyppäsi poikkeuksellisesti vasta matkan varrella. Tavoitteena oli luoda luonnollinen ja innostava tilaisuus messuille epätyypilliseen juhlatilaan, johon yhteispohjoismaisesti suunniteltu messukonsepti tuli soveltaa.
Tavallista rajallisempi aikataulu, projektin myötä kasvanut vastuu ja uniikki tapahtumapaikka toivat tapahtuman suunnitteluun omat haasteensa, mutta samanaikaisesti ne myös lisäsivät innostavuutta. If toivoi toteutukseen joustavaa kumppania, joka pystyisi jouhevasti koordinoimaan tämänkaltaista ainutlaatuista tapahtumaa – ja sellaisen se myös sai. Yhteinen tekemisen meininki löytyi nopeasti, kun jaettu tahto onnistua oli vahva alusta saakka.
Yhden tapahtuman monta ilmettä
Messupäivä hurahti kiinnostavien puheiden, messuosastojen kiertelemisen ja osallistavien keskustelujen parissa. Osallistujat pääsivät muun muassa seuraamaan speed talk -puheenvuoroja VPK:n talon pihalle pystytetyissä tunnelmallisissa tiipiiteltoissa.
Illan tullen VPK:n talon kaunis juhlasali pääsi loistamaan, kun tapahtuma muuttui messukokonaisuudesta upeaksi illallistilaisuudeksi. Somistuksen teema oli ”illallinen tähtitaivaan alla”, ja taianomainen tunnelma saavutettiin brändivärejä hyödyntävien koristeiden ja ihastuttavien tunnelmavalojen avulla, jotka kimmelsivät juhlaväen yllä tähtien lailla.
Tilan muuntautuminen tehtiin vain alle kahdessa tunnissa sillä aikaa, kun osallistujat kävivät hotellilla cocktail-tilaisuudessa. Onnistuneen juhlan kruunasi illan yllätysesiintyjä JVG, joka sai hurjien spekulaatioiden jälkeen juhlakansan ryntäämään ennennäkemätöntä vauhtia tanssilattialle VPK:n talon kaikista kerroksista.
Joustavuus ja tilannetaju onnistumisen avainsanoja
Idea Groupin rooli tapahtuman toteuttamisessa oli kokonaisvaltainen: autoimme niin tapahtuman suunnittelussa, tuotannossa kuin kokonaisuuden koordinoinnissakin. Jotta langat pysyivät käsissä monimuotoisen tuotannon ja sen vauhdissa muuttuvien yksityiskohtien hallinnassa, yhteydenpito kaikkiin osapuoliin pidettiin tiiviinä projektin jokaisessa vaiheessa.
Joustavuus, ratkaisukyky ja tilannetaju olivat avainsanoja, joiden avulla kokonaisuus pysyi hallinnassa ennakkotuotannosta purkuun saakka. Näin varmistimme, että asiakas sai keskittyä olennaiseen eikä joutunut murehtimaan käytännön asioista. Huolellinen toteutus näkyi myös palautteissa, joissa Suomen Ifin Commercial Gathering -kokonaisuutta kehuttiin Pohjoismaiden parhaiten järjestetyksi tapahtumaksi.
Viestintä Idea Groupin ja asiakkaan välillä pelasi läpi projektin moitteitta, mikä teki ainutlaatuisen toteutuksen suunnittelusta mielekästä ja inspiroivaa. Lopputuloskin vastasi kunnianhimoisia suunnitelmia – Commercial Gathering koettiin niin kokonaisvaltaisen viihdyttäväksi tapahtumaksi, ettei erään osallistujapalautteen mukaan erillisiä pikkujouluja tarvitsisi enää järjestääkään.
