Paras gaala ikinä!

Ikimuistettavan gaalatilaisuuden järjestämisessä riittää tehtävää. Vuoden 2022 tunnelmasta jäi puuttumaan vain yksi tekijä: paniikki.

”Olipas kiva ilta. Ihanaa, kun pääsi taas tapaamaan ihmisiä!”

Tapahtuman järjestäjä Jenni Kemppainen Suomen matkailualan liitosta SMALista tiesi onnistuneensa, kun kiitoksia sateli tapahtuman jälkeen. Matka kiitoksiin on kuitenkin monivaiheinen eikä tietenkään itsestäänselvä. SMAL järjesti neljättä kertaa matkailualan gaalan, joka koronatauon jälkeen otettiin vastaan lämpimästi.

Tavoitteena oli tuoda alan ihmisiä yhteen juhlistamaan saavutuksia ja verkostoitumaan. Gaala tarjosi myös mukana oleville yrityksille upeat puitteet kiittää omaa henkilökuntaansa tai yhteistyökumppaneitaan gaalaillan hohteessa. Matkailuväki järjestää omalle asiakaskunnalleen lomaa, seikkailua tai lepoa, mutta miltei aina tavoitteena on pakohetki omasta arjesta. Gaala tarjoaa samanlaisen hengähdystauon alan toimijoille.

SMAL halusi tarjota ikimuistoisen, positiivisen illan, missä tunnelma on katossa ja voidaan keskittyä yhteiseen ajanviettoon ja tuttujen tapaamiseen.

Huolellinen organisointi

Kemppaisen mukaan olennaisimmat tekijät hyvän juhlatunnelman luomiseen olivat Idea Groupin huolellinen organisointi, hyvä viestintä ja luovat ratkaisut.

Ensin käytiin läpi tilaisuuden tavoitteet, jonka jälkeen oli helpompi sitoa yhteen illan teema ja siihen kuuluvat isommat linjat ja pienet yksityiskohdat. Pikku-Finlandia valikoitui juhlapaikaksi ja sielläkin erikseen noteerattiin Idea Groupin ’äärettömän hyvä organisointi’. Kokonaisuuden hallinta sisältää lukemattoman määrän ihmisten, tavaravirtojen ja informaation ohjausta ja sen sujuvuus edellyttää ymmärtämystä ja kokemusta alasta. Kun tiedetään, missä yleensä kompastellaan, on helppoa jo etukäteen hioa kynnykset mataliksi ja varmistaa asioiden toimivuus kuuluisaan tapaan: kerran vielä.

Viestinnän riemujuhlaa

Koko suunnittelun ja valmistautumisen ajan kommunikointi pelasi moitteetta. Oma Teams-kanava keräsi asiaan kuuluvat tiedot ja sopimukset yhteen paikkaan, missä ne olivat helposti kaikkien osapuolten saatavilla. Säännölliset check-upit pitivät molemminpuolisen tietojen vaihdon vaivattomana ja työnjako pysyi selkeänä. Tapahtuman ajaksi luotiin oma WhatsApp-ryhmä olennaisimpien henkilöiden kesken.

”Viestinnän tärkeys kokonaisuuden takeena huomattiin vielä viimeisimmässä yhteispalaverissa. Ne itsestäänselvyydetkin tulee sanoa ääneen, jotta esimerkiksi kaikki Pikku-Finlandian näytöt huomattiin säätää toistamaan gaalaillan päänäyttämöä. Mehän halusimme varmistaa, että jokainen osallistuja pääsee todistamaan illan tärkeät yksityiskohdat”, muistuttaa Kemppainen.

Luovuus pelissä

Luovuutta kaivattiin tämän tapahtuman suunnittelussa useasti. Kemppainen nostaa esille sen, miten järjestäjän omat tavoitteet, muuttuvan budjetin tuomat raamit tai omat konseptit usein rajoittavat ajattelua. Uusien elementtien tuominen rajattuun kokonaisuuteen vaatii luovaa ongelmanratkaisua.

”Samaa luovaa ajattelua Idea Group toteutti myös käytännön tasolla. Tilassa liikkuvat tarjoilijat onnistuivat palvelemaan osallistujia nerokkaalla oivalluksella, jolla ei tarvinnut estää näkyvyyttä lavalle, mutta joka kuitenkin takasi viinitarjoilun sujuvuuden. Sen nerokkaan niksin pidän kyllä salaisuutena”, naurahtaa Kemppainen.

Kaiken kaikkiaan SMALin tiimi piti tapahtumaa erittäin onnistuneena. Hyviä ja jatkossakin käytettäviä elementtejä tuli omaksuttua käytäntöön ja vaikka odotukset olivat korkealla, eivät ne jääneet täyttämättä, kiittelee Kemppainen.

”Ja maininnan arvoisia ovat myös viimeiset kaksi viikkoa ennen kohokohtaa. Tänä vuonna ei pelätty. Paniikkia ei kerta kaikkiaan tullut.”

Kuvat: lllusiaPhotography

Asiakkuuspäällikkö

JERENA VALTANEN-LAINE

Ota yhteyttä

Häikäisikö kattava palveluvalikoimamme sinut? Tiedätkö, mistä lähteä liikkeelle?

Täytä lomake ja me autamme. Ketterämpää toimijaa saat hakea.  

This site is protected by reCAPTCHA and the Google     Privacy Policy and     Terms of Service apply.