1. päivä – Passit ja kassit, check!
Lähdemme Rodokselle kaksi päivää ennen muita osallistujia. Saavumme lentokentälle kello 04.00 aamulla yhdessä matkatavaroiden sekä kahdeksan eri laatikon kanssa.
Kohteessa
- läpikäynti hotellin henkilökunnan ja illallispaikan kanssa
- hankintojen teko
- tapaaminen paikallisen yhteistyökumppanin kanssa
- goodie bag -kassien kokoaminen.
2. päivä – Pari mutkaa matkassa
Vuorossa on aktiviteettipaikkojen läpikäynti ja ensimmäiseen haasteeseen törmääminen, sillä ranta-aktiviteetin paikalle onkin ilmestynyt pop up -kahvila.
- Pikainen uudelleenideointi ja informoinnit alihankkijoille sekä hotellille. On tärkeää kommunikoida avoimesti, jotta kaikki pystyvät varautumaan ja reagoimaan muutoksiin.
- Goodie bag -kassien viimeistely
- Kisapalkintojen hankinnat: toiveena on jotain paikallista sekä yhteistä jaettavaa, koettavaa tai pelattavaa.
- Valokuvaajan kanssa tapaaminen ja kuvauspaikkojen kartoittaminen.
3. ja 4.päivä – Valloittavia ensikohtaamisia
- Osallistujat saapuvat!
- Vastaanottotiskin pystyttäminen hotellin aulaan
- Vastaanottokomitean jakautuminen: kollegani Krista lentokentällä, minä hotellilla.
- Ensimmäiset vieraat saapuvat. On ihanaa olla todistamassa, kun 147-henkinen porukka yli 30 eri maasta tapaa toisensa monet ensimmäistä kertaa. Halataan ja todetaan, että kaikki näyttävät livenä erilaiselta Teams-ruutuihin verrattuna.
- Lentoja myöhästyi useampi, joten myös ennakkoon tilattuja kuljetuksia tulee päivittää. Onneksi minulla ja Kristalla oli suora yhteys puhelimitse, ja hän pystyi huolehtimaan tietojen päivittämisestä kuljettajille sekä hakemaan kyltin kanssa oikeita ihmisiä. Minä varailin milloin yksittäisiä lisäkyytejä, milloin bussikuljetuksia.
Kun suurin osa oli saapunut, oli tarjoilla tervetulodrinkit hotellin kattoterassilla. Pääsimme esittäytymään virallisesti kaikille ja kertomaan tulevasta viikosta sekä matkan ensimmäisestä aktiviteetista – olympialaisista.
- Muiden nauttiessa drinkeistä ja toistensa seurasta lähdimme Kristan kanssa pystyttämään rasteja ympäri hotellia ja lähirantaa.
- Rastien lisäksi meidän tehtävänämme oli täyttää maailman tiukimpia vesi-ilmapalloja vähintään 20 kappaletta olympialaisia varten. Niin paljon naurua (ja pari sensuroitua sanaa) mahtui 20 minuuttiin, koska valmiit pallot räjähtelivät kylpyammeessa itsestään!
5., 6. ja 7. päivä – Uudenlainen etätyöarki
Vastaanottotiski muuttuu infotiskiksi ja muuttaa konferenssihuoneiden viereen.
Rodoslainen arki alkaa muodostua:
- Ennen aamupalaa päivitimme päivän agendan infotiskille sekä huonekohtaiset varaukset näytille huoneiden edessä oleviin telineisiin.
- Osallistujat saivat varata ennakkoon ja reissun aikana kaikkia käytössämme olevia konferenssitiloja sisäisiä koulutuksia, työpajoja tai palavereja varten. Kun varauksia ei ollut, tiloja sai käyttää hiljaisina työskentelypaikkoina. Vaihtelua toi myös hotellin monipuolinen tarjonta, sillä töitä pystyi tekemään altaalla, parilla eri terassilla tai hotellin aulassa.
- Aamupala – ja kyllä, söimme joka päivä kulhollisen kreikkalaista jogurttia eri täytteillä!
- Työaikana päivystimme infopisteellä, josta osallistujat pääsivät kysymään neuvoa tai pyytämään apua. Samalla oli hyvä hetki hoitaa viime hetken valmisteluja ennen illan aktiviteetteja tai reagoida yllättäviin uutisiin. Kuten esimerkiksi siihen, kun iltapäiväksi varatun laivaretken vetäjä soitti aamulla kysyäkseen, olimmeko jo matkalla, vaikka tosiasiassa sovittuna oli vasta iltapäivälähtö. Pikainen palaveri asiakkaan kanssa ja neuvottelut laivan omistajan kanssa – ja päästiin kompromissiin!
- Muiden valmistautuessa työpäivän jälkeen iltaan meillä oli Kristan kanssa valmisteltavana aktiviteetit. Toinen meistä jäi päivystämään bussikuljetuksia ja toinen lähti tapahtumapaikalle käymään viimeiset läpikäynnit henkilökunnan kanssa.
- Aktiviteettien aikana huolehdimme, että aikataulu pysyy, pidimme kirjaa kilpailuista, jaoimme palkintoja sekä varmistimme, että kaikki pyörii juuri niin kuin on sovittu.
- Minä ja Krista tulemme takaisin hotellille viimeisellä paluukyydillä. Iltapala sängyssä samalla kun käymme läpi seuraavan päivän aikatauluja.
8. ja 9. päivä – Rentoutumista ja osallistujien omaa aikaa
Viimeiset päivät hiljentyvät rentoutumiselle. Järjestämme vapaaehtoista ohjelmaa ja reissuja, joihin on päässyt vielä viikon aikana ilmoittautumaan.
- Ensimmäinen oma pulahtaminen mereen ja odotettu lounastauko auringossa!
- Varmistamme, että kaikkien herätyskellot soivat ja lentokentälle lähteminen hoituu ajoissa. Muutamat kyydit jättivät saapumatta, joten työlistalle tulee uusien kuljetusten järjestäminen. Kummasti kaikki saapumatta jääneet kyydit tapahtuvat kello 04.00-06.00 aamuyöllä… Onneksi siis heräsimme ajoissa!
- Osa vieraista matkusti ensimmäistä kertaa, joten halusimme varmistaa, että kaikilla on turvallinen ja mukava olo myös kotiin lähtiessä.
10. päivä – ilmassa haikeutta ja unta
Viimeisen bussin lähdettyä meinasi itselläkin tulla kyyneleet silmiin. Viikon aikana olimme ystävystyneet niin monen kanssa, ja kokemus oli ollut kaikille yhtä ihana!
- Pidämme vielä läpikäynnin viikosta hotellin yhteyshenkilöiden kanssa ja jaamme kiitoslahjat hotellin henkilökunnalle. Kaikki haasteet selätettiin avoimen kommunikoinnin ja hyvän yhteistyön voimin.
- Uni maistui paluulennolla, mutta olihan se – ihan mahtava reissu!
Matkan jälkeen olemme saaneet osallistujilta sähköpostia ja viestejä, joissa he vielä erikseen kiittivät kokemuksesta. Parasta oli saada ihania uusia työystäviä, ja innolla jo odotamme seuraavaa yhteistä tapahtumaa.
Sujuva yhteistyö näkyi myös palautekyselyn tuloksissa: olimme selkeästi tunnistaneet osallistujien tarpeet ja ylittäneet odotukset – kaikki kiitos tästä asiakkaamme One Click LCA:n hyvälle omalle henkilöstötuntemukselle sekä selkeälle kommunikoinnille.
Täältä voit lukea, miten asiakkaamme itse koki henkilöstö- ja sidosryhmätapahtuman auringon alla!
Reissudataa
- 5 kadoksissa olevaa matkalaukkua: 4 tuli hotellille samana päivänä ja 1 parin päivän sisällä.
- Yli 15 muutosta kuljetuksiin lentoyhteyksien vaihtelun takia.
- 3 kadonnutta puhelinta, kaikki löytyivät.
- 1 meren pohjaan tippunut kännykkä ja lompakko. Hankimme paikallisen sukeltajan noukkimaan tavarat. Kännykkä meni rikki, mutta kortit toimivat!
- 1 unohtunut kassi bussiin. Kassi löytyi ja on palautettu omistajalle.
- 1 pingispallojen ostosreissu.
- 5 energiajuomaa, 25 litraa vettä ja 10 kreikkalainen jogurtti -annosta aamupalalla.
