Tapahtumaviestinnällä on suuri merkitys siinä, millainen ennakkokäsitys osallistujalle tulevasta tapahtumasta syntyy. Parhaimmillaan sillä voi nostaa tulijan odotukset korkealle. Seuraavaksi odotukset tulee lunastaa itse tapahtumalla, tapahtuman aikaisella ja sen jälkeisellä viestinnällä.
Hyvän vaikutelman teet, kun olet aina yhden askeleen osallistujaa edellä. Täydellisessä tilanteessa pystyt vastaamaan tulevan vieraan kysymyksiin jo ennen, kun hän edes niitä ymmärtää itse miettiä. Hyvää tapahtumaviestintää on myös tiedon saavuttaminen helposti. Osallistujalle saattaa olla tärkeää, että esimerkiksi näin pandemia-aikana info tapahtuman turvallisesta toteuttamisesta löytyy helposti päivitettyä tietoa. Hyvällä ajantasaisella informaatiolla järjestäjä välittää osallistujalle tiedon siitä, että tilanne otetaan vakavasti ja hänen ei tarvitse olla huolissaan. Huoleton osallistuja on myös tyytyväinen osallistuja.
Suunnittelusta käytäntöön
Aloita kaikki tapahtumaviestintä viestintäsuunnitelman luomisella, ja tee se ajoissa. Hyvä viestintäsuunnitelma sisältää aikataulutuksen, tavoitteet, suunnitelman kanavista ja sisällöistä sekä työkalut tavoitteiden mittaamisen. Kohderyhmien määrittely on jo tapahtumaa suunniteltaessa tärkeää, sillä kohderyhmien avulla on helppo valita oikeat viestintäkanavat, jotta tavoitat haluamasi osallistujat.
Tapahtuman viestintäsuunnitelman voi rakentaa esimerkiksi Excel-taulukkoon – Excel kun taipuu monenlaiseen. Eri sarakkeiden ja rivien avulla on helppo aikatauluttaa toimenpiteet, ryhmittää työtehtävät, kerätä sisällöt ja merkata kanavat sekä vastuuhenkilöt. Mikäli Excel ei herätä innostusta, suosittelen tutustumaan projektinhallintatyökaluihin kuten Monday tai Trello, joiden avulla voit luoda itsellesi projekteja, ja seurata niiden edistymistä kätevästi. Kaikkihan pitävät siitä tunteesta, kun saa ruksia tehtävän tehdyksi!
Nappaa tästä vielä tärpit viestintäsuunnitelman sisältöä varten:
- Pidä huoli ennakkoviestinnästä, sillä sen avulla innostetaan ja houkutellaan osallistujia mukaan. Palastele jakamaasi tietoa: kaikkia puhujia ei tarvitse kertoa samalta istumalta, vaan pidä osallistujan mielenkiinto yllä.
- Pidä mahdollinen tapahtumasivusto ajan tasalla. Mikäli tapahtumasivustoa ei ole, ja kaikki viestintä tapahtuu esimerkiksi Lyytin kautta, älä unohda olla ilmoittautuneisiin aktiivisesti yhteydessä.
- Hyödynnä aktiivisesti eri viestintävaihtoehtoja: tapahtumaa ennen lähetetty tekstari tuntuu joskus henkilökohtaisemmalta kuin sähköpostiviesti.
- Tapahtuman aikana vaikutetaan sisällöillä, mutta muistutustekstiviesti pääpuhujan puheenvuoron alkamisesta tuo heti lisäarvoa.
- Jälkeenpäin kiitetään, pyydetään palautetta sekä vahvistetaan tapahtuman luomaa tunnelmaa.
- Tyytyväinen, ja vähän yllätettykin osallistuja on helppo saada sitoutettua!
Jos kaipaat apua tapahtumaviestinnän suunnittelussa, autamme mielellämme. Kurkista myös Idea Groupin kattavat palvelut täältä.
