Sisäinen viestintä unohdetaan usein, vaikka ulkoisen viestinnän tavoitteita ja toimenpiteitä mietitään tarkastikin. Myös sisäinen viestintä kannattaa ottaa yhtä vakavasti, sillä se luo pohjan koko organisaation toiminnalle. Toimiva ja suunnitelmallinen sisäinen viestintä parantaa henkilöstön motivaatiota ja sitoutumista ja sitä kautta työn tehokkuutta ja henkilöstön hyvinvointia.
Huono sisäinen viestintä on myös kallista, ja hinnalle on annettu nimikin: huhukustannus. Se syntyy muun muassa huhuista, käytäväkeskusteluista ja oikean tiedon etsimisestä. Jos esimerkiksi 2 500 euroa ansaitseva henkilö käyttää 20 minuuttia työpäivästään huhujen vatvomiseen, 200 hengen organisaatiossa se tarkoittaa yli 200 000 euron kustannusta vuodessa. Eikä tähän summaan sisälly vielä työn tehottomuudesta, turhautumisesta ja luottamuksen puutteesta syntyviä kustannuksia.
Sisäinen viestintä on normaalia ihmisten välistä kanssakäymistä
Sisäinen viestintä ei ole pelkästään intran päivittämistä tai sisäisen tiedotteen kirjoittamista. Se ei ole myöskään vain kuluerä – se on investointi yrityksen menestykseen. Sisäistä viestintää pitää johtaa ja sen toimintaa suunnitella kuten muidenkin liiketoiminnan onnistumisen kannalta tärkeiden toimintojen.
Sisäisen viestinnän laiminlyöntiä on vaikea perustella sanomalla, että ei osaa: se ei ole avaruustiedettä vaan ihmisten välistä kanssakäymistä. Yksinkertaistaen voisi sanoa, että kun sisäinen viestintä onnistuu, työntekijä tietää, mitä pitää tehdä tavoitteiden saavuttamiseksi, mikä on hänen roolinsa siinä ja miten hän on onnistunut.
Hyvä sisäinen viestintä on avointa, rehellistä, ymmärrettävää, tasapuolista ja oikein ajoitettua. Sen tehtävänä on muun muassa ymmärryksen lisääminen strategiasta ja tavoitteista, työtehtävissä tarvittavan tiedon välittäminen, muutoksista viestiminen, sisäisen yrityskulttuurin rakentaminen sekä palautteen antaminen ja vastaanottaminen. Siis ihan normaalia jokapäiväistä toimintaa.
Viestintää on joka tapauksessa, halusit tai et
On virheellinen ajatus, että vaikenemalla viestintä loppuisi. Kun virallista tietoa ei ole, huhut korvaavat tyhjän tilan. Tämä pätee erityisesti epävarmuutta aiheuttavissa tilanteissa, kuten yrityskaupoissa, muutosneuvotteluissa tai organisaatiomuutoksissa.
Huhut nakertavat tehokkuutta ja heikentävät yhteishenkeä. Kun mylly on pyörähtänyt käyntiin, oikeita viestejä on vaikea enää saada läpi. Huono sisäinen viestintä näkyy pahimmillaan myös asiakkaille ja kumppaneille.
Vinkit sisäisen viestinnän kehittämiseen
Suunnittele
- Suunnittelu tehostaa ajan ja muiden resurssien käyttöä ja tuo parempia tuloksia. Tulipalojen jatkuva sammuttaminen on tehotonta ja luo epävarmuutta henkilöstölle.
- Sisäiseen viestintään kannattaa tehdä toimintasuunnitelma, johon merkitään tärkeät tapahtumat ja henkilöstön toimintaan vaikuttavat asiat, kuten tulossa olevat muutokset strategiaan tai tuote- ja palveluvalikoimaan. Myös yrityksen menestyminen ja luvut kiinnostavat henkilöstöä.
Kesytä kanavakaaos
- Viestintävälineistä ei nykyisin ole pulaa. Ongelmana on pikemminkin kanavien suuri määrä ja viestien tulva.
- Tee selkeä kanavasuunnitelma myös sisäiseen viestintään: mitä viestitään missäkin kanavassa, milloin ja kenen vastuulla toimenpiteet ovat.
- Kaikki kanavat kannattaa myös ottaa käyttöön: kasvokkain tapahtuva viestintä, digitaaliset välineet ja painettu materiaali.
- Muista myös ne henkilöt, jotka eivät istu tietokoneen vieressä – hyödynnä ilmoitustaulut, kahvipöydät ja hissien seinät.
Toista ja toista
- Yksi viesti intrassa ei riitä sisäiseksi viestinnäksi. Toista samaa viestiä eri kanavissa ja eri tavoin. Käytä kuvia, infografiikkaa ja kaavioita.
- Pidä huolta siitä, että viestit selkeästi ja ymmärrettävästi. Älä käytä yritysjargonia tai peittele asioita. Työntekijöitä kiinnostaa, miten käy heidän työpaikalleen.
Pidä viesti talon sisälle ja ulos yhtenäisenä
- Sisäisesti ja yrityksen ulkopuolelle kerrottavien asioiden ei tulisi olla ristiriidassa. Jos hehkuttaa asiakkaille tai medialle yhtä ja kertoo talon sisällä toista, syntyy epävarmuutta ja uusia huhuja.
Kysy, jos et tiedä
- Omaa vastuuta sisäisessä viestinnässä ei voi väistellä. On turha ihmetellä, miksi kukaan ei ole minulle kertonut, jos ei ole itse yrittänyt ottaa selvää asioista.
- Viestintä ja tiedonkulku ei ole pelkästään viestintäfunktion tai esihenkilön vastuulla. Se on jokaisen vastuulla. Itse kunkin on otettava selvää omaan työhönsä kuuluvista asioista ja kysyttävä rohkeasti.
Hyvin suunniteltu ja toteutettu sisäinen viestintä luo pohjan koko organisaation toiminnalle, sillä johtaminen on viestintää. Jos kaipaat apua sisäisen viestinnän kehittämiseen, ota yhteyttä.
Lähde: Mattila, Pekka 2007. Johdettu muutos – avaimet organisaation hallittuun uudistumiseen
