Erinomainen esimerkki on asiakkaamme Lyyti, jolle olemme jo vuosia saaneet järjestää erilaisia henkilöstötapahtumia. Yksi näistä on Lyyti Challenge, joka on vuosittain toistuva virkistystapahtuma lyytiläisille, ja jota pääsimme tänä vuonna järjestämään jo kolmatta kertaa. Vuoden 2021 Challengista voit lukea täältä.
– Parasta näiden projektien tekemisessä on ”ymmärrys puolikkaasta lauseesta”, johtuen tietenkin pitkästä yhteistyöstä. Minun ei tilaajana tarvitse selittää kaikkien outouksien taustoja, vaan Idea Groupin tuottajat ymmärtävät heti alusta, mitä haetaan, toteaa Lyytin toimitusjohtaja Petri Hollmén.
– Toinen syy luottaa aina samaan toimijaan on hyväksi hiottu yhteinen toimintamalli – varsinkin tapahtuman aikana. Tyyliini kuuluu seurata aktiivisesti tapahtuman kulkua ja onnistumista sekä reagoida lennosta tarvittaviin muutoksiin. Osa ohjelmasta saattaakin syntyä ad hoc -periaatteella parin päivän aikana. Tämä vaatii joustavuutta toteuttajilta, mutta koska jo tunnemme toisemme, ovat tuottajat tähän jo tottuneet ja osaavat suhtautua siihen oikealla asenteella. Jälleen kerran saimme Lyyti-kulttuuria vahvistettua ja tarinoita kerrottavaksi!
Tämän vuoden tapahtumapaikkana oli Forssa. Tiesimme Lyytiläisten lämpimästä sekä leikkisästä suhtautumisesta Forssan kaupunkiin – kyseinen kaupunki on näkynyt muissakin Lyytin tapahtumissa tavalla tai toisella. Pitkään jatkuneen yhteistyön kautta osasimme arvioida, millainen huumori uppoaa lyytiläisiin, ja uskalsimme ehdottaa hieman erilaista kohdetta virkistyspäivää varten. Tapansa mukaan Lyytin porukka oli mukana täysillä – Forssaan siis!
Viestintä viritti tunnelmaan
Tapahtumapaikka määritti teemaa – mikä sopisi hyvin yhteen Forssan kanssa? Yhdessä lyytiläisten kanssa Idea Group ideoi teemaksi ikonisen kahdeksankymmentäluvun. Kasariteeman koettiin sopivan tapahtumamiljööseen, mutta myös heittäytyville lyytiläisille. Idea Group hoiti tapahtuman avaimet käteen -periaatteella – huolehdimme koko paketin ennakkoviestinnästä paluukuljetuksiin.
Lyytiläisten haluttiin virittäytyvän tunnelmaan jo ennen tapahtumaa, joten ideoimme samaan aikaan hauskan ja teemaan sopivan ennakkoviestintäformaatin. Tuottajamme käsikirjoitti ja kuvasi videot, jotka oli tehty kasariteeman mukaisesti. Videot olivat informatiivisia, virittivät tunnelmaan ja naurattivat sopivasti.
Aikamatka forssaan
Kuljetus Forssaan tapahtui aikakapselin avulla: olimme vuokranneet retro-henkisen bussin – lähes suoraan kasarilta. Perillä Forssassa lyytiläisillä oli ohjelmassa appro Forssan kuppiloissa, ja kierros suoritettiin tietenkin kasariteemaisesti pukeutuneena. Perjantaina kehitettiin myös muutama presentaatio lauantaita varten, joiden esitysteknologiana hyödynnettiin piirtoheitintä. Aina ei tarvita videotykkiä tai uusinta tekniikkaa – ideoimme ja toimitamme asiakkaalle teemaan sopivat välineet, jos tarvetta on.
Lauantaina lyytiläiset pääsivät perinteisen kaupunkisuunnistuksen pariin. Olimme suunnitelleet teeman sopivan pelin ja hoidimme pelinohjauksen paikan päällä Forssassa. Yksi suosittu rasti oli visa, johon oli hyödynnetty ääniraitoina sitaatteja tunnetuista elokuvista.
Tapahtuma oli onnistunut ja lyytiläisten näköinen. Tutun asiakkaan kanssa myös tuottajamme heittäytyivät kasarille ja sulautuivat osaksi porukkaa. Kiitos Lyyti, että saimme jälleen olla mukana vallattomassa ja hauskassa virkistyspäivässänne!
