Mistä tapahtuman suunnittelu aloitetaan?
Kaikki alkaa siitä, että määritetään tapahtumalle tavoitteet ja kohderyhmä. Tapahtuma on alustana yksi kalleimmista, mutta samalla tehokkaimmista. Kustannustehokkuus maksimoidaan, kun tavoitteet ovat asetettu kohdilleen ja tuloksia mitataan suunnitelmallisesti.
Kohderyhmän määrittely on tärkeää, sillä sen avulla voidaan valita tapahtumalle esimerkiksi sopiva ajankohta, ohjelma ja tapahtumapaikka. Järjestäjän on tärkeää hahmottaa, mitä tapahtuma tarjoaa kohderyhmälle ja miksi osallistujien kannattaa osallistua.
Milloin kannattaa järjestää asiakas- ja sidosryhmätilaisuus?
Asiakas- ja sidosryhmätilaisuudet ovat oivia hetkiä kertoa jotakin uutta tai välittää tärkeä viesti. Tilaisuus voi olla paikallaan, kun yritys lanseeraa esimerkiksi uuden palvelun tai tuotteen tai avaa uuden toimipisteen. Sen tarkoituksena voi olla myös toimialakatsaus tai tiedon välittäminen selkeästi uudesta strategiasta tai kehitysaskeleesta. Usein tilaisuuksia järjestetään, kun yritystä kohtaa jokin suuri muutos, esimerkiksi muutos yrityksen rakenteessa, kuten fuusio, uusi johto tai kansainvälistyminen. Asiakkaille järjestetty tilaisuus voi olla paikallaan myös silloin, kun halutaan edistää myyntiä, liidejä, tarjouspyyntöjä tai kauppoja.
Yhteinen aika ja hyvin suunniteltu tilaisuus tuovat ihmisiä yhteen, joten ne sopivat loistavasti myös asiakkaiden tai sidosryhmien sitouttamiseen. Tapahtuma on vaikuttava ja arvostettu tapa muistaa asiakkaita ja/tai sidosryhmiä esimerkiksi juhlavuonna kiitostilaisuuden muodossa. Laadukkaat tilaisuudet lisäävät yrityksen tunnettavuutta ja vahvistavat brändimielikuvaa sekä työnantajamielikuvaa.
Asiakas- ja sidosryhmätilaisuuden trendit
Verkostoituminen, vuorovaikutus ja kohtaamiset trendaavat. Vaikka aidot kohtaamiset ovatkin tällä hetkellä ajankohtaisia, ovat hybriditapahtumat silti tulleet jäädäkseen. Hybridinä järjestetty tapahtuma laajentaa tavoittavuutta ja tarjoaa enemmän joustavuutta –vastuullisuudesta puhumattakaan. Hybriditapahtumassa sisällön merkitys korostuu, ja sisällön tuleekin olla huolellisesti suunniteltua, osallistavaa, monipuolista ja sujuvaa, jotta myös etänä osallistuva kokee saaneensa ajalleen vastinetta. Myös toimivaan ja asiaansa ajavaan tekniikkaan investointi on yhä suuremmassa roolissa hybriditapahtumien aikakaudella.
Kompakti kokonaisuus, tarkasti hiottu viesti
Huolellinen suunnitelma tehostaa ajankäyttöä. Tapahtumat ovat loistava tapa vaikuttaa, ja parhaimmillaan tapahtumat syventävätkin asiakkaan suhdetta yritykseen ja vahvistavat asiakkaiden ja sidosryhmien mielikuvaa brändistä. Tapahtumat tarjoavat arvokkaan mahdollisuuden verkostoitua, joten tapahtuman rakennetta suunniteltaessa on hyvä pitää huolta, että jättää aikatauluun riittävästi verkostoitumisen mahdollistavia taukoja ja ruokailuhetkiä.
Tapahtumilta odotetaan vastuullisuutta, joka kattaa niin sosiaalisen, ympäristöllisen ja taloudellisenkin vastuun. Vastuullisuuteen investointi rakentaa myös osaltaan yrityksen brändiä ja lisää tapahtuman kilpailuetua.
Miten rakentaa onnistunut osallistujakokemus
Laadukas tapahtuma rakentuu ytimekkään sisällön ja isompien osa-alueiden, kuten tapahtumapaikan, esiintyjien ja tarjoilun ympärille, mutta harkitut yksityiskohdat jättävät muistijäljen.
1. Palauta mieleen tapahtuman tavoite ja kohderyhmä
2. Asetu kohderyhmän edustajan saappaisiin ja laadi suunnitelmat ensimmäisestä kontaktista kiitoksiin sen pohjalta
- ennakkoviestintä, -markkinointi ja -sitouttaminen
- osallistujainformaatio
- osallistaminen
- jälkimarkkinointi
3. Tapahtuma on vaikuttava, jos se saa osallistujissa aikaan tunnereaktioita
Lataa tapahtumamuotoilun tarkistuslista >
Yleisimmät virheet tapahtuman suunnittelussa ja niiden välttäminen
Tapahtuma, jolle ei ole suunniteltu tavoitteita, saattaa olla tuottavan investoinnin sijaan lopulta vain kulu. Usein tapahtuma epäonnistuu, kun kohderyhmää ei ole määritelty tai tapahtuma ei kohtaa yleisöään. Kaikille kaikkea ei yksinkertaisesti voi toimia. Varo lupaamasta ennakkomarkkinoinnissa ja viestinnässä liikoja, jotta odotuksia ei aliteta.
Yksi yleisimmistä tapahtuman epäonnistumisen syistä on kiire, joka heijastuu usein lopputulokseen. Laadukkaat ja kustannustehokkaat tapahtumat tehdään ajan kanssa. Epäonnistumisen syynä saattaa olla myös punaisen langan tai konseptin puuttuminen. Jos osat eivät muodosta mieleenpainuvaa yhtenäistä kokonaisuutta, kokemus ei yhdisty järjestäjän brändiin.
Tapahtuman onnistumisen mittaus
Tapahtuman onnistumista voidaan mitata esimerkiksi myyntien määrällä, liideillä ja tarjouspyynnöillä. Tärkeintä mittaamisessa on tavoitteiden määrittely ja niiden kautta valitut mittarit. Onnistumista voi seurata usein myös mediasta, jossa onnistuminen näkyy someaktiivisuutena ja mediaosumina. Loistava keino mitata onnistumista on pyytää palautetta suoraan osallistujilta. Osallistujille voidaan lähettää esimerkiksi EVS- eli Experience Value Score -kysely sähköisesti tapahtuman jälkeen.
Onnistuneet asiakas- ja sidosryhmätilaisuudet täyttävät osallistujien odotukset ja voivat luoda pitkiä ja antoisia kumppanuuksia. Hyvin suunniteltu ja toteutettu tapahtuma on yrityksen itsensä näköinen ja se heijastaa yrityksen arvoja. Asiakkaalle tapahtuma viestii, että asiakas on arvokas ja yhteistyö on tärkeää.
Jos tapahtuman järjestäminen tuntuu liian suurelta kokonaisuudelta itselle suunniteltavaksi, voit kääntyä meidän puoleemme. Meillä on runsaasti kokemusta, taitoa ja aito halu suunnitella ja toteuttaa tapahtumia, joista tulee yrityksellesi kulujen sijaan tuottava investointi.
