Paljon puhutaan jaetusta vastuusta, mutta tapahtuma-alalla onnistumisen kotiuttaa se, kenellä on kokonaisuus hallinnassa ja kaikki langat hyppysissä. Tähän tarvitaan ammattitaitoista projektipäällikköä, joka syttyy parhaimpaansa paineen alla, on tarvittaessa salamaa nopeampi päätöksissä ja vakuuttaa odottamattomissa ongelmatilanteissa, jotka ovat tapahtumahimmeleissä enempi sääntö kuin poikkeus.
Proikkarin työkalupakin vakiovarusteet: ennakointi ja aikataulutus
Sääolosuhteet, turvallisuus, tekniset häiriöt, avainhenkilöiden sairastumiset tai logistiikan viiveet ovat esimerkkejä asioista, joihin voimme etukäteen varautua (se kuuluisa plan B), vaikka emme pysty niihin varsinaisesti vaikuttamaan. Satsaamalla jo suunnitteluvaiheessa tarkkuuteen voimme oleellisesti vähentää myös virheiden tai viivästysten mahdollisuutta – sekä niistä kasautuvaa taklattavien ongelmien dominoefektiä.
Proikkarin työkalupakin vakiovarusteisiin kuuluu realististen ja mitattavien tavoitteiden asettaminen. Monen silmään todella yksityiskohtainen projektisuunnitelma taas nielee sisäänsä kaikki tarvittavat työvaiheet, kuten aikataulut, tiimiläisten eri vastuualueet, budjetoinnin tai kustannusseurannan. Ketteryyttä lisäävät myös hyvät projektinhallinnan työkalut, joista itselläni on käytössä esimerkiksi Planner sekä Excel-pohjainen ajolistatyökalu.
Ulkoistaminen parantaa kannattavuutta ja yöunia
Ulkoistettu projektinjohdon hattu on saanut asiakkailtamme paljon kiitosta – erityisesti siitä, että asiat ovat muuttuneet selkeiksi koko projektin mitalla. Tällä tarkoitan avointa kommunikaatiota pöydän molemmin puolin sekä luottamusta siihen, että sovitut kuviot hoituvat ammattimaisesti ja ajallaan. Budjetissa pysyminen taas tuo parempien yöunien lisäksi myös parempaa vastinetta euroille.
Projektinhallinta ja tapahtuman tarjoama laadukas osallistujakokemus tarvitsevat toisiaan onnistuakseen, kuten asiakkaamme Kauppakeskus Mylly asian alla sanoittaa.
”Idea Groupille ulkoistettu projektinhallinta on luonut yhteiselle tekemisellemme selkeät raamit. Yksityiskohtaisesti kuvatut projektisuunnitelmat ja ajolistat antavat hyvän kokonaiskuvan tulevasta. Tapahtumien jälkeiset palautepalaverit ovat myös hyvä tapa koostaa yhteen tärkeimmät onnistumiset ja opit”, painottaa Varsinais-Suomen suurimman kauppakeskuksen eli Myllyn markkinointipäällikkö Mira Salo.
Tapahtumaprojektien edelläkävijäksi ei synnytä vaan opitaan
Tapahtuma-ala elää ja hengittää hetkessä, tai oikeastaan usein jo pari askelta sitä edellä. Pandemia raivasi tietä virtuaali- ja hybriditapahtumille. Nyt taas eturivin paikoilla istuvat osallistujakokemus, vuorovaikutteisuus, turvallisuus, vahva personointi sekä vastuullisuus. Tapahtuma-ammattilaisen laakerit eivät lepää, joten projektinhallinnassakin tarvitaan kykyä sopeutua ja taitoa joustaa.
Ajan hermolla pysyminen vaatii aktiivisia tuntosarvia ja vahvaa otetta myös meidän omien, sisäisten prosessien kehittämisessä. Siksi olemme tänä vuonna panostaneet omaan projektihallintaamme, siihen kouluttautumiseen sekä koulutustarpeiden kartoittamiseen. Viestinnän, tapahtumien ja markkinoinnin asiantuntijatason osaamisen lisäksi meiltä löytyy nyt kasvava määrä projektinhallinnan raudankovia ammattilaisia.
Entä ketkä hyötyvät tästä päivitetystä osaamisestamme eniten? Vastaus: te asiakkaat! Keväällä käyntiin polkaistu proikkarihanke on yksi lisätapa hallita kokonaiskuvaa sekä kannattavuutta entistä paremmin. Se takaa, että nyt ja tulevaisuudessa jokainen meillä työstössä oleva projekti saa osakseen oikeanlaisen osaamisen, riittävät resurssit – ja ne idearikkaat ideat!
Ota haltuun 5 vinkkiä, joilla saat tapahtumaprojektisi häränsilmään
- Määritä mitattavat ja realistiset tavoitteet, jotka haluat saavuttaa tapahtumallasi.
- Laadi eri vaiheista ja aikatauluista projektisuunnitelma, johon olet varannut sopivan budjetin sekä resursoinut myös riittävästi apukäsiä.
- Viesti ja varmista, että kaikki tarvittava tieto, muutokset ja päivitykset löytävät perille.
- Pidä mielessä, että paras riski on sellainen, johon olet jo varautunut.
- Mittaa ja analysoi tapahtuman tulokset – ja ota niistä opiksi!
Ja numero kuusi: ota meihin yhteyttä, jos haluat, että hoidamme puolesta yhden tai kaikki vinkkilistan kohdista. Meillä on aito taito palvella sekä säväyttää tapahtumilla, joista tulee yrityksellesi kulujen sijaan tuottava investointi.
