Tapahtuman järjestäminen itsessään on jo aikamoinen ponnistus, mikä saattaakin johtaa siihen, että tapahtuman markkinointi jää lapsipuolen asemaan. Tai sen tärkeys huomataan vasta siinä vaiheessa, kun aikaa on enää aivan liian vähän.
Tapahtumamarkkinointi kannattakin ottaa olennaiseksi osaksi koko tapahtuman suunnittelua. Markkinointi kulkee luonnollisena osana käsi kädessä tapahtuman rinnalla ohjaamassa väkimassoja kohti päätepistettä eli tapahtumaasi.
Samalla kun tapahtuman ensimmäinen suunnittelupalaveri laitetaan tulille, käynnistetään myös markkinoinnin suunnittelu.
Vähemmän jargoniaa, vahvemmin yleisöä
Tapahtuma tarvitsee aina yleisön ja markkinointi kohderyhmän. Näistä lähdetään siis liikkeelle tapahtuman ennakkomarkkinoinnissa:
- Kenelle tapahtumaa järjestetään?
- Keitä aihe tai ohjelma kiinnostaa?
- Kenet sinä järjestäjänä haluaisit paikalle?
Kun kohderyhmät ovat selvät, voidaan miettiä, missä kanavissa he liikkuvat. Tässä apuna voivat toimia asiakastyypit eli ihan konkreettiset hahmot, joille luodaan tarinat ja kiinnostuksen kohteet. Ne auttavat hahmottamaan itsestään selvien viestintäkanavien lisäksi ne sivukujat, joilta yleisösi tavoitat.
Tyyppien avulla on helppo luoda myös yhdelle tapahtumalle monta erilaista ja eri kohderyhmään purevaa kampanjaa. Miksi näin? Yleispätevällä jargonialla ei lopulta tavoita ketään eikä kukaan tartu koukkuusi. Markkinoinnin pitää aina kuulostaa kohteeltaan.
Mikä kansaa kiinnostaa: täky, huippuhetki, hypetys?
Onko tapahtumallasi joku ilmiömäinen täky? Ohjelmanumero tai esiintyjä, joka voi vetää tuvan täyteen? Tapahtumien kultakaudella kansaa vetää puoleensa paitsi muiden ihmisten tapaaminen, myös Suuret Kohokohdat.
Jos tapahtumassasi on tämänkaltainen huippuhetki, mieti, kannattaako hypettää upeaa yllätystä vai ratsastaa nimekkäällä esiintyjällä.
Hypetyksessä parhaiten toimii sosiaalinen media, sillä se on kustannustehokas keino tavoittaa suuretkin yleisöt. Hyvin kohdennettu markkinointi, koukuttava teksti, upea kuva ja linkki joko suoraan lipunostoon tai tapahtuman sivuille tuuttaa oikean yleisön oikeaan paikkaan kulkematta lähtöruudun kautta.
Viesti, joka kantaa yhdestä tapahtumasta toiseen
Tapahtuman markkinointi ei pääty tapahtuman alkutahteihin, vaan pöhinää kannattaa ylläpitää koko päivän, illan ja yön. Sosiaalinen media on mahtava kanava jakaa upeaa kuvamateriaalia ja tunnelmia niille, jotka eivät syystä tai toisesta sillä kertaa löytäneet paikalle.
Mikään markkinointipuhe tai valmis materiaali ei kuitenkaan voita osallistujien omia autenttisia kokemuksia tapahtumassa. Iloinen ja onnellinen yleisö on paras käyntikortti mille tahansa tapahtumalle, joten kannattaa varmistaa, että tapahtumastasi voi jakaa somessa hyvää materiaalia. Upeat kuvausseinät, näyttävät elementit ja tunnistettavat hashtagit kannustavat osallistujia luontevasti jakamaan materiaalia omissa kanavissaan.
Toimiva jälkimarkkinointi tapahtuman jälkeen sekä kiittää osallistujia että herättää FoMOn (fear of missing out) tapahtuman väliin jättäneissä. Jälkimarkkinointi ja tunnelman ylläpitäminen on olennaista varsinkin silloin, kun järjestät useita tapahtumia ympäri vuoden tai toistuvasti samaa tapahtumaa. Kuvamateriaalin jakaminen sosiaalisessa mediassa tai uutiskirjeen muodossa pitää tapahtuman tunnelman mielessä ja avittaa tiellä onnistumiseen seuraavallakin kerralla.
Me autamme mielellämme sinua kohti onnistunutta tapahtumaa sekä tapahtuman järjestelyiden että markkinoinnin merkeissä! Ideacrew pitää nimittäin sisällään ainutlaatuisen kombon sekä tapahtumatuotannon että markkinoinnin timanttisia asiantuntijoita.
Ota rohkeasti yhteyttä – nostetaanko seuraava tapahtumasi ja siitä viestiminen yhdessä uusiin ulottuvuuksiin?
