Verkkosivut, uutiskirjeet, maksettu mainonta, sosiaalinen media… Yrityksillä ja järjestöillä on käytössään historiallisen paljon ulkoisen viestinnän keinoja, joiden kautta tietoa omasta toiminnasta ja menestyksestä voi jakaa kaikelle kansalle. Nopea ja näpsäkkä somepäivitys tai nokkela meemi sopii kepeään kanssakäymiseen, mutta perusteltu tiedote on edelleen oikea valinta luotettavaan viestintään.
Tiedote on erinomainen väline omista saavutuksista viestimiseen tai uutisarvoisen tapahtuman kertomiseen, sillä se tavoittaa toimittajat tehokkaasti ja auttaa saamaan oman viestin läpi mediassa. Uutisen kaavaa mukailevia tiedotteita voi myös hyödyntää osana yrityksen tai järjestön brändin rakentamista.
Nopeaan reagointiin ja ytimekkäisiin sisältöihin perustuvalla sosiaalisella medialla on paljon vahvuuksia, mutta somejulkaisun elinkaari jää yleensä yhtä lyhyeksi kuin viesti itse. Tiedotteet ovat parhaimmillaan osa pitkäjänteistä brändityötä, jossa yritys tai järjestö luo itsestään kuvaa luotettavana ja kiinnostavana toimijana.
Tiedote on myös yksi parhaita keinoja saada niin sanottua ansaittua medianäkyvyyttä esimerkiksi perinteisissä journalistisissa medioissa. Ansaittu medianäkyvyys koetaan luotettavampana kuin ostettu medianäkyvyys, ja lisäksi se on yrityksen tai yhdistyksen kannalta tehokkaampaa ja edullisempaa kuin maksettu näkyvyys.
Hyvä tiedote huomioi vastaanottajan – niin toimittajan kuin median kuluttajan
Tiedotteella pyritään yleensä saamaan juuri ansaittua medianäkyvyyttä, mutta sitä ei jaeta kaikille tiedotteiden julkaisijoille tasamäärää. Hyvänkin tiedotteen matka pitkin mediakenttää voi jäädä lyhyeksi, jos toimittajat eivät innostu sen aiheesta. Toimittajien ajattelua taas ohjaa ensisijaisesti se, onko aihe kiinnostava median lukijoiden, kuuntelijoiden ja katselijoiden näkökulmasta.
Tiedote onkin tärkeää osata erottaa markkinoinnista, jossa markkinoitava taho voi itse päättää viestin näkökulman, sävyn ja muodon. Tiedotteessa keskitytään ensisijaisesti faktoihin, se muistuttaa myös rakenteeltaan perinteistä uutista, ja journalistit päättävät itse sen pohjalta aiheen näkökulman.
Tarjoa oikeanlaista viestiä oikeaan aikaan
Edes hyvin kirjoitettu tiedote ei aina johda ansaittuun medianäkyvyyteen, jos kuuluisa uutiskynnys ei ylity. Yllättävä, ajankohtainen tai esimerkiksi tiettyä aluetta tai ihmisryhmää koskeva aihe saa toimittajan todennäköisimmin lukemaan tiedotteesta muutakin kuin otsikon.
On myös paljon aiheita, joista kannattaa ensisijaisesti tiedottaa sisäisesti. On hyvä pitää mielessä median kuluttajan näkökulma: innostuuko tavallinen tallaaja tai alan ammattilainen todella niin paljon vaikkapa yrityksen sisäisestä organisaatiomuutoksesta, että toimittajan kannattaa tehdä siitä artikkeli tai uutisklippi?
Uutisarvoinen tapahtuma ei kuitenkaan ole ainoa syy tiedotteen julkaisemiselle. Tiedotteesta voi olla hyötyä kaikissa tilanteissa, joissa yritys tai järjestö haluaa jakaa oman perustellun näkemyksensä tietystä aiheesta. Kriisiviestintä on tästä hyvä esimerkki: somessa ongelmatilanteisiin voi reagoida nopeasti, mutta tiedotteessa on mahdollista avata tilanteen taustoja ja näkökulmia paljon syvällisemmin.
Tiedote lisää brändisi arvoa
Parhaimmillaan tiedote menee läpi lukuisissa medioissa ja sen aihe herättää laajaa kiinnostusta, mutta huolella laaditulla tiedotteella on aina muutakin arvoa. Tiedotetta tai sen osia voi käyttää organisaation omassa viestinnässä, kuten somessa tai uutiskirjeissä, ja verkkosivuilta tekstin voi löytää jopa vuosien päästä.
Säännöllinen tiedottaminen on tapa tukea yrityksen tai järjestön brändiä ja kertoa osaltaan tarinaa organisaatiosta ja sen menestystarinoista. Hyvin tehty tiedote saattaa myös jäädä toimittajien mieleen: journalisti ei ehkä tartu yksittäisen tiedotteen aiheeseen, mutta voi myöhemmin ottaa yhteyttä asiantuntijahaastateltavaa etsiessään.
Me Idea Groupilla ymmärrämme toimittajien mielenmaisemaa ja median nykynäkymiä. Hoidamme puolestasi kaiken tiedotteiden kirjoittamisesta tiedotejakeluun ja mediaseurantaan. Ota yhteyttä, niin teemme sinulle tiedotteen, joka kertoo enemmän kuin tuhat meemiä!
